Vollständige Nutzung der Boxfunktionen

[Box-Nr.]

Registrierungsnummer der Box. Die [Box-Nr.] wird automatisch mit der jeweils niedrigsten freien Nummer registriert. Tippen Sie beim Festlegen einer Nummer auf [Box-Nr.] und geben Sie einen Wert zwischen 1 und 999999999 ein.

[Boxname]

Geben Sie den Boxnamen ein, der auf dem Touch Display angezeigt werden soll (max. 20 Zeichen).

Weisen Sie einen aussagekräftigen Namen zu, mit dem die Box einfach identifiziert werden kann.

[Kennwort]

Wenn Sie ein Kennwort verwenden möchten, um die Nutzung der Box zu beschränken, geben Sie das Kennwort ein (max. 64 Zeichen).

[Index]

Wählen Sie ein entsprechendes Zeichen, um die Box für die Suche per [Boxname] indizieren zu können.

[Boxtyp]

Wählen Sie - je nach den Einstellungen für Benutzerauthentifizierung oder Kostenstellenverwaltung - [Öffentl.], [Persönlich] oder [Gruppieren] aus.

• Bei Auswahl von [Persönlich] können Sie bei Bedarf den Besitzer ändern. Tippen Sie auf [Besitzer ändern] und wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.

• Bei Auswahl von [Gruppieren] können Sie bei Bedarf den Kostenstellennamen ändern. Tippen Sie auf [Kostenstellennamen ändern] und wählen Sie den gewünschten Kostenstellennamen aus.

[Zeitpunkt für automatische Dokumentlöschung]

Geben Sie den Zeitraum zwischen der Speicherung, dem letzten Druck oder dem letzten Versand einer Datei aus einer Box und dem Zeitpunkt der automatischen Löschung dieses Dokuments an.

• Wenn der Zeitraum in Tagen angegeben werden soll, wählen Sie [1 Tag], [2 Tage], [3 Tage], [7 Tage] oder [30 Tage].

• Tippen Sie bei der Angabe der Uhrzeit auf [Zeit] und geben Sie einen Wert zwischen fünf Minuten und 12 Stunden (in Schritten von einer Minute) ein.

• Wenn die Datei in der Box gehalten werden soll, wählen Sie [Speichern].

Wenn der Administrator die Löschzeit festgelegt hat, können Sie diese Option nicht einstellen.

Standardmäßig ist [1 Tag] ausgewählt.

[Vertraul. Empfang]

Dieses Element wird angezeigt, wenn das Fax-Kit installiert ist.

Wählen Sie aus, ob die vertrauliche Empfangsfunktion zur Box hinzugefügt werden soll.

Um die Funktion für vertraulichen Empfang hinzuzufügen, tippen Sie auf [Vertraul. Empfang] und geben Sie das Kennwort für den vertraulichen Faxempfang ein (max. 8 Zeichen). Geben Sie das Kennwort zur Bestätigung zweimal ein.

Das eingegebene Kennwort ist erforderlich, um ein Fax mit vertraulichem Versand an dieses System zu senden. Teilen Sie dem Absender das hier eingegebene Kennwort mit.

Diese Funktion kann nicht gemeinsam mit der Option [Dok. aut. in freigeg. MFPOrdner speichern] verwendet werden.

[Dok. aut. in freigeg. MFPOrdner speichern]

Legen Sie fest, ob Dateien aus der öffentlichen Box automatisch im SMB-Ordner registriert werden sollen.

Diese Option steht zur Verfügung, wenn die SMB-Dateifreigabefunktion auf dem System aktiviert ist.

Diese Funktion kann nicht gemeinsam mit [Vertraul. Empfang] verwendet werden.

[AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

[Voreinstellung für Anzeige]

Wählen Sie den Hauptbildschirm für Boxen vom Typ [Öffent], [Persönlich], [System] bzw. [Gruppe] aus.

Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

[Kurzwahl 1]/[Kurzwahl 2]

Zeigt eine Direktaufruftaste zur Systembox im Hauptbildschirm an.

Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

[Box-Nr.]

Die Nummer, unter der die Box gespeichert wird. Die [Box-Nr.] wird automatisch mit der jeweils niedrigsten freien Nummer registriert. Tippen Sie beim Festlegen einer Nummer auf [Box-Nr.] und geben Sie einen Wert zwischen 1 und 999999999 ein.

[Boxname]

Geben Sie den Boxnamen ein, der auf dem Touch Display angezeigt werden soll (max. 20 Zeichen).

Weisen Sie einen aussagekräftigen Namen zu, mit dem die Box einfach identifiziert werden kann.

[Kennwort]

Wenn Sie ein Kennwort verwenden möchten, um die Nutzung der Box zu beschränken, geben Sie das Kennwort ein (max. 64 Zeichen).

[Zusammenrechnen]

Wählen Sie die Einheit für das Hinzufügen einer Nummer zu einer Datei - Nach Jobs oder Nach Seiten.

• [Nach Auftrag]: Fügt eine Nummer pro Datei hinzu. Auch wenn eine Datei aus mehreren Seiten besteht, wird ein und dieselbe Nummer zu der Datei hinzugefügt, die dann als ein Auftrag behandelt wird.

• [123]: Fügt eine Nummer pro Seite hinzu.

[Nach Auftrag] ist standardmäßig ausgewählt.

[Stempel-Elemente]

Geben Sie bei Bedarf den festen Text, das Datum und die Uhrzeit sowie die Druckposition ein, um diese Angaben zu einer Datei hinzufügen zu können.

• [Nummerierungstext]: Fügen Sie beliebigen Text am Anfang der Anmerkung ein (max. 20 Zeichen).

• [Datum/Uhrzeit]: Wählen Sie das Datums- und Uhrzeitformat aus.

• [Dichte]: Wählen Sie die Dichte der Zeichen für den Druck des Datums und der Uhrzeit sowie der Anmerkung.

• [Typ der Seitenzahlen]: Wählen Sie das Zahlenformat (mit oder ohne führende Nullen).

• [Druckposition]: Wählen Sie die Position für den Druck der Anmerkung.

• [Text]: Fügen Sie Text hinzu (max. 40 Zeichen).

[Zeitpunkt für automatische Dokumentlöschung]

Geben Sie den Zeitraum zwischen der Speicherung, dem letzten Druck oder dem letzten Versand einer Datei aus einer Box und dem Zeitpunkt der automatischen Löschung dieses Dokuments an.

• Wenn der Zeitraum in Tagen angegeben werden soll, wählen Sie [1 Tag], [2 Tage], [3 Tage], [7 Tage] oder [30 Tage].

• Wollen Sie einen kürzeren Zeitraum festlegen, tippen Sie auf [Zeit] und geben Sie einen Wert zwischen fünf Minuten und 12 Stunden (in Schritten von einer Minute) ein.

• Wenn die Datei in der Box gehalten werden soll, wählen Sie [Speichern].

• Wenn Sie eine Anmerkung für die Kopie hinzufügen, die Datei jedoch nicht speichern oder wiederverwenden müssen, wählen Sie [Nicht beibehalten] aus.

Standardmäßig ist [1 Tag] ausgewählt.

[Ja]/[Nein]

Sie können angeben, ob eine Datei nach dem Drucken oder Senden in der Box aufbewahrt oder daraus gelöscht werden soll.

[Ja] ist standardmäßig ausgewählt.

[Löschvorgang bestätigen]

Legen Sie fest, ob das Bestätigungsdialogfeld für den Löschvorgang angezeigt werden soll, wenn eine Datei in einer Box gehalten wird.

Wenn [Ein] ausgewählt ist, kann der Benutzer auswählen, ob die Datei nach dem Drucken oder Senden in der Box verbleiben soll.

[Aus] ist standardmäßig ausgewählt.

[Dokument speichern]

Wählen Sie aus, ob die Speicherung von Dateien auf einen USB-Speicher ermöglicht werden soll.

Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

[Dokument drucken]

Legen Sie fest, ob Dateien von einem USB-Speicher gedruckt werden dürfen.

Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

[Externer Speicher Dokumentscan]

Wählen Sie aus, ob Benutzern die Speicherung von Dateien aus einem USB-Speicher in einer Box ermöglicht werden soll.

Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

[Ja]/[Nein]

Gibt dem Administrator die Möglichkeit festzulegen, nach welcher Zeitspanne Dateien automatisch aus Boxen gelöscht werden sollen.

Bei Einstellung auf [Ja] können Sie keine Löschzeit für einzelne Boxen angeben, wenn die Boxen auf der Grundlage von [Benutzereinstellungen] eingerichtet worden sind.

[Nein] ist standardmäßig ausgewählt.

Zeit löschen

Legt eine Zeit fest, zu der Dateien automatisch aus einer Box gelöscht werden.

• Wenn der Zeitraum in Tagen angegeben werden soll, wählen Sie [1 Tag], [2 Tage], [3 Tage], [7 Tage] oder [30 Tage].

• Wollen Sie einen kürzeren Zeitraum festlegen, tippen Sie auf [Zeit] und geben Sie einen Wert zwischen fünf Minuten und 12 Stunden (in Schritten von einer Minute) ein.

• Wenn die Datei in der Box gehalten werden soll, wählen Sie [Speichern].

[Einstellung für Boxadministr.]

Legen Sie die maximale Anzahl Boxen fest, die pro Benutzer erstellt werden können. Ein Boxtyp ([Öffent]/[Persönlich]/[Gruppe]) kann entsprechend den Benutzerauthentifizierungs- und Kostenstelleneinstellungen ausgewählt werden.

Um eine Obergrenze für Boxen festzulegen, wählen Sie einen Boxtyp aus, wählen Sie den Benutzer- oder Kostenstellennamen aus und tippen Sie dann auf [Ein].

[Einstellung für maximale Anzahl Boxen]

Wenn [Einstellung für Boxadministr.] auf [Ein] eingestellt ist, geben Sie die maximale Anzahl von Benutzerboxen ein, die erstellt werden dürfen. Tippen Sie auf [Anwenden], um die Obergrenze anzuwenden.

Der zulässige Bereich für die maximale Anzahl von Boxen ist 0 bis 1.000.

[Zulassen]/[Beschränk.]

Erlaubt/Verweigert dem Boxadministrator die Kontrolle der Boxdateien.

[Beschränk.] ist standardmäßig ausgewählt.

[Kennworteinstellung]

Geben Sie das Kennwort des Boxadministrators ein (max. 64 Zeichen).

[E-Mail-Adresse]

Geben Sie die E‑Mail-Adresse des Boxadministrators ein (max. 128 Zeichen).

Wenn die Gesamtgröße der Dateien im SMB-Ordner 90 % der verfügbaren Festplattenkapazität überschreitet, wird eine Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse des Boxadministrators gesendet. Wenn die E-Mail-Adresse des Boxadministrators nicht angegeben wurde, wird die Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse des Systemadministrators gesendet.