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Aprovechamiento máximo de las funciones de carpetas de usuarios

Ajustes que pueden ser modificados por cualquiera

Registrar una carpeta de usuario pública, privada o de grupo ([Carpeta usuario público/personal])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Registro destino/carpeta]
  - [Registro carpeta]
    - [Carpeta usuario público/personal]
      - [Nueva]

Registre una carpeta de usuario pública. Si se ha instalado autenticación de usuario o seguimiento de cuenta en esta máquina, puede registrar carpetas de usuario privado y de grupo.

Ajustes	Descripción
[N.º carpeta usuario]	Número de registro de la carpeta. [N.º carpeta usuario] se registra automáticamente desde un número inferior no utilizado. Al especificar un número, toque [N.º carpeta usuario] e introduzca un valor entre 1 y 999999999.
[Nombre carp. usuario]	Introduzca el nombre de la carpeta de usuario que aparece en el panel táctil (utilizando hasta 20 caracteres). Asigne un nombre que le ayude a identificar con facilidad la carpeta de usuario.
[Contraseña]	Para utilizar una contraseña para restringir el uso de la carpeta de usuario, introduzca la contraseña (utilizando hasta 64 caracteres).
[Índice]	Seleccione el carácter correspondiente, de modo que la carpeta de usuario pueda buscarse por índice con el [Nombre carp. usuario].
[Tipo]	Seleccione [Pública], [Privada] o [Grupo], en función de la configuración de la autenticación de usuario o del ajuste de seguimiento de cuenta. Si se ha seleccionado [Privada], puede modificar el usuario propietario si es necesario. Toque [Cambiar propiet.] y seleccione el usuario que desee modificar. Si se ha seleccionado [Grupo], puede modificar el nombre de la cuenta si es necesario. Toque [Cambiar nombre cuenta] y seleccione el nombre de cuenta que desee modificar.
[Hora de borrado autom. de documentos]	Especifique el periodo desde la fecha/hora en que se guardó, imprimió por última vez o envió un archivo desde una carpeta de usuario hasta la fecha/hora en la que se eliminará automáticamente. Al especificar la hora en unidades de días, seleccione [1 día], [2 días], [3 días], [7 días] o [30 días]. Al especificar la hora, toque [Hora] e introduzca un valor entre cinco minutos y 12 horas (en incrementos de un minuto). Para mantener los archivos en la carpeta, seleccione [Guardar]. Si el administrador ha determinado la hora de borrado, esta opción no puede configurarse. [1 día] es la opción predeterminada.
[Recep confiden.]	Este elemento está disponible si está instalado el kit de fax. Seleccione si se debe añadir la función Recepción confidencial a la carpeta de usuario. Para añadir la función de recepción confidencial, toque [Recep confiden.] e introduzca la contraseña para la recepción de fax confidencial (utilizando ocho caracteres como máximo). Introduzca la contraseña dos veces para confirmarla. La contraseña introducida es necesaria para enviar un fax utilizando la función Transmisión confidencial en esta máquina. Informe al remitente de la contraseña introducida aquí. Esta función no se puede especificar simultáneamente con la opción [Guardar auto. doc. en carp. com. MFP].
[Guardar auto. doc. en carp. com. MFP]	Seleccione si se deben registrar automáticamente en la carpeta SMB los archivos guardados en la carpeta de usuario pública. Esta opción se encuentra disponible cuando la función Compartir archivo SMB se activa en esta máquina. Esta función no se puede utilizar simultáneamente con la función [Recep confiden.]. [DES.] es la opción predeterminada.

Para modificar los ajustes de una carpeta de usuario que haya registrado, seleccione el nombre de la carpeta de usuario y toque [Editar].
Para eliminar una carpeta de usuario existente, seleccione el nombre de la carpeta de usuario y toque [Eliminar].

Personalizar la visualización inicial de la pantalla principal en el modo Carpeta de usuario ([Configuración de carpeta])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Conf. usuario]
  - [Conf. pantalla personaliz.]
    - [Configuración de carpeta]

Cambie la pantalla principal predeterminada en el modo carpeta de usuario.

Ajustes	Descripción
[Pantalla básica]	Seleccione la pantalla principal para la carpeta de usuario [Pública], [Privada], [Sistema] o [Grupo]. Para obtener más información, consulte Aquí.
[Tecla acc. directo 1]/[Tecla acc. directo 2]	Muestra una tecla de acceso directo a la carpeta de usuario del sistema en la pantalla principal. Para obtener más información, consulte Aquí.

Ajustes

Descripción

[Pantalla básica]

Seleccione la pantalla principal para la carpeta de usuario [Pública], [Privada], [Sistema] o [Grupo].

Para obtener más información, consulte Aquí.

[Tecla acc. directo 1]/[Tecla acc. directo 2]

Muestra una tecla de acceso directo a la carpeta de usuario del sistema en la pantalla principal.

Para obtener más información, consulte Aquí.

Ajustes que solo pueden ser modificados por los administradores

Registrar la carpeta de usuario de anotación ([Carpeta usuario de anotación])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Registro destino/carpeta]
    - [Registro carpeta]
      - [Carpeta usuario de anotación]
        [Nueva]

Crea una carpeta de usuario para añadir automáticamente la fecha/hora y anotaciones a archivos durante la impresión o el envío.

Ajustes	Descripción
[Nº carpeta usuario]	Número de registro de la carpeta. [Nº carpeta usuario] se registra automáticamente desde un número inferior no utilizado. Al especificar un número, toque [Nº carpeta usuario] e introduzca un valor entre 1 y 999999999.
[Nombre carp. usuario]	Introduzca el nombre de la carpeta de usuario que aparece en el panel táctil (utilizando hasta 20 caracteres). Asigne un nombre que le ayude a identificar con facilidad la carpeta de usuario.
[Contraseña]	Para utilizar una contraseña para restringir el uso de la carpeta de usuario, introduzca la contraseña (utilizando hasta 64 caracteres).
[Recuento]	Seleccione la unidad para añadir un número a un archivo, por tarea o por página. [Por tarea]: añade un número por archivo. Incluso si un archivo consta de varias páginas, se añade un mismo número al archivo como una única tarea. [Por página]: añade un número por página. [Por tarea] es la opción predeterminada.
[Texto determinado]	Según sea necesario, especifique el texto fijo, la fecha y la hora, y la posición para imprimir que se va a añadir a un archivo. [Campo secundario]: añada cualquier texto al inicio de la anotación (utilizando hasta 20 caracteres). [Fecha/hora]: seleccione el formato de la fecha y hora. [Densidad]: seleccione la densidad de los caracteres de los datos y la fecha y hora y anotaciones que deben imprimirse. [Formato de salida del contador]: seleccione el número digital de la anotación. [Ajuste de posición de impresión]: seleccione una posición en la que se imprime la anotación. [Campo principal]: añada cualquier texto (utilizando 40 caracteres como máximo).
[Hora de borrado autom. de documentos]	Especifique el periodo desde la fecha/hora en que se guardó, imprimió por última vez o envió un archivo desde una carpeta de usuario hasta la fecha/hora en la que se eliminará automáticamente. Al especificar la hora en unidades de días, seleccione [1 día], [2 días], [3 días], [7 días] o [30 días]. Al especificar la hora, toque [Hora] e introduzca un valor entre cinco minutos y 12 horas (en incrementos de un minuto). Para mantener los archivos en la carpeta, seleccione [Guardar]. Si añade una anotación para la copia, pero no necesita almacenarla o reutilizarla, seleccione [No mantener]. [1 día] es la opción predeterminada.

Para modificar los ajustes de una carpeta de usuario de anotación registrada, seleccione el nombre de la carpeta de usuario y toque [Editar].
Para eliminar una carpeta de usuario de anotación existente, seleccione el nombre de la carpeta de usuario y, a continuación, toque [Borrar].

Borrar carpetas de usuario vacías de forma colectiva ([Elim carpetas de usuario sin uso])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Elim carpetas de usuario sin uso]

Una carpeta de usuario en la que no se han guardado archivos se reconoce como innecesaria y se elimina.

Para eliminar una carpeta de usuario, seleccione [Sí] y toque [Aceptar].

Borrar todos los archivos de la carpeta de usuario Documento seguro ([Borrar docum. clasificados])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Borrar docum. clasificados]

Se eliminan todos los archivos guardados en la carpeta de usuario de impresión segura.

Para eliminar los archivos, seleccione [Sí] y toque [Aceptar].

Borrar automáticamente archivos de la carpeta de usuario Documento seguro una vez transcurrido el tiempo especificado ([Autoborrado doc clasificado])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Autoborrado doc clasificado]

Especifique la hora para eliminar automáticamente archivos de la carpeta de usuario de impresión segura, como la hora a partir de la fecha/hora en la que se guardó el archivo.

Al especificar la hora en unidades de días, seleccione [1 día], [2 días], [3 días], [7 días] o [30 días].
Al especificar la hora, toque [Hora] e introduzca un valor entre cinco minutos y 12 horas (en incrementos de un minuto).
Para mantener los archivos en la carpeta, seleccione [Guardar].

[1 día] es la opción predeterminada.

Borrar automáticamente archivos de la carpeta de usuario Carpeta de PDF cifrado con contraseña una vez transcurrido el tiempo especificado ([Hora de borrado PDF cifrado])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Hora de borrado PDF cifrado]

Especifique la hora para eliminar automáticamente archivos de la carpeta de usuario PDF cifrado con contraseña, como la hora a partir de la fecha/hora en la que se guardó el archivo.

Al especificar la hora en unidades de días, seleccione [1 día], [2 días], [3 días], [7 días] o [30 días].
Al especificar la hora, toque [Hora] e introduzca un valor entre cinco minutos y 12 horas (en incrementos de un minuto).
Para mantener los archivos en la carpeta, seleccione [Guardar].

[1 día] es la opción predeterminada.

Borrar automáticamente archivos de la carpeta de usuario de ID e impresión una vez transcurrido el tiempo especificado ([Hora borrado ID e impresión])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Hora borrado ID e impresión]

Especifique la hora para eliminar automáticamente documentos de la carpeta de usuario de ID e impresión, desde la fecha/hora en que se guardó el documento o desde la fecha/hora en que se imprimió por última vez.

Al especificar la hora en unidades de días, seleccione [1 día], [2 días], [3 días], [7 días] o [30 días].
Al especificar la hora, toque [Hora] e introduzca un valor entre cinco minutos y 12 horas (en incrementos de un minuto).
Para mantener los archivos en la carpeta, seleccione [Guardar].

[1 día] es la opción predeterminada.

Puede permitir que el usuario seleccione si se debe eliminar el archivo desde la carpeta de usuario de ID e impresión una vez impreso. Para obtener más información, consulte Aquí.

Especificar si deben conservarse los archivos en una carpeta de usuario después de que se hayan impreso o enviado ([Config. soporte de documentos])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Config. soporte de documentos]

Especifique si se debe guardar el archivo en la carpeta de usuario pública, la carpeta de usuario personal, la carpeta de usuario de grupo o la carpeta de usuario de anotación después de imprimirlo o enviarlo.

Ajustes	Descripción
[Sí]/[No]	Es posible especificar la retención o eliminación de un archivo de la carpeta una vez se ha impreso o enviado. [Sí] es la opción predeterminada.
[Eliminar pantalla de confirmación.]	Seleccione si se debe mostrar el cuadro de diálogo de confirmación de eliminación cuando mantiene un archivo en una carpeta de usuario. Si se ha configurado [ENCENDIDO], el usuario puede seleccionar si desea dejar el archivo en la carpeta de usuario una vez se ha impreso o enviado. [APAGADO] es la opción predeterminada.

Ajustes

Descripción

[Sí]/[No]

Es posible especificar la retención o eliminación de un archivo de la carpeta una vez se ha impreso o enviado.

[Sí] es la opción predeterminada.

[Eliminar pantalla de confirmación.]

Seleccione si se debe mostrar el cuadro de diálogo de confirmación de eliminación cuando mantiene un archivo en una carpeta de usuario.

Si se ha configurado [ENCENDIDO], el usuario puede seleccionar si desea dejar el archivo en la carpeta de usuario una vez se ha impreso o enviado.

[APAGADO] es la opción predeterminada.

Especificar si se debe permitir imprimir un archivo desde una memoria USB o guardar un archivo en una memoria USB ([Configuración función memoria externa])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Configuración función memoria externa]

Especifique si se debe permitir a los usuarios imprimir y leer archivos desde un dispositivo de memoria USB y guardar archivos en un dispositivo de memoria USB.

Ajustes	Descripción
[Guardar documento]	Seleccione si se debe permitir guardar archivos en una memoria USB. Para obtener más información, consulte Aquí.
[Imprimir documento]	Seleccione si se deben permitir imprimir archivos desde una memoria USB. Para obtener más información, consulte Aquí.
[Escaneado documento memoria externa]	Seleccione si se debe permitir a los usuarios guardar archivos de una memoria USB en una carpeta de usuario. Para obtener más información, consulte Aquí.

Ajustes

Descripción

[Guardar documento]

Seleccione si se debe permitir guardar archivos en una memoria USB.

Para obtener más información, consulte Aquí.

[Imprimir documento]

Seleccione si se deben permitir imprimir archivos desde una memoria USB.

Para obtener más información, consulte Aquí.

[Escaneado documento memoria externa]

Seleccione si se debe permitir a los usuarios guardar archivos de una memoria USB en una carpeta de usuario.

Para obtener más información, consulte Aquí.

Prohibir a usuarios crear, editar o borrar una carpeta de usuario ([Carpeta usuario Permit./Proh.])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Carp. usuario Permit./Proh.]

Puede activar o desactivar las funciones de creación, edición y eliminación de carpetas de usuario para cada usuario.

Si únicamente el administrador crea, edita y elimina carpetas de usuario, seleccione [Prohibir].

[Permitir] es la opción predeterminada.

Especificar si debe conservarse un archivo en la carpeta de usuario de ID e impresión después de imprimirlo ([ID e impresión Conf. Borrar desp. de impr.])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [ID e impresión Conf. Borrar desp. de impr.]

Seleccione si se debe preguntar al usuario si desea eliminar el archivo desde la carpeta de usuario de ID e impresión después de imprimirlo o si hay que eliminarlo siempre sin confirmación.

[Confir. de usuario] es la opción predeterminada.

Especificar de forma colectiva los periodos durante los cuales almacenar archivos ([Ajuste de hora de borrado de documentos])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Ajuste de hora de borrado de documentos]

Para todas las carpetas de usuario públicas, personales y de grupo, el administrador especifica la hora para eliminar automáticamente archivos como la hora a partir de la fecha/hora en la que se imprimió por última vez o se envió el archivo.

Esta hora de eliminación se utiliza como la hora para eliminar archivos de una carpeta de usuario existente y de una carpeta de usuario que usted creará.

Ajustes	Descripción
[Sí]/[No]	Permite al administrador configurar la hora para eliminar automáticamente archivos de carpetas de usuario. Si se ha ajustado a [Sí], no es posible configurar una hora de borrado de archivo para cada carpeta de usuario cuando la carpeta se ha creado mediante [Conf. usuario]. [No] es la opción predeterminada.
Hora de borrado	Establece una hora para la eliminación automática de archivos desde una carpeta de usuario. Al especificar la hora en unidades de días, seleccione [1 día], [2 días], [3 días], [7 días] o [30 días]. Al especificar la hora, toque [Hora] e introduzca un valor entre cinco minutos y 12 horas (en incrementos de un minuto). Para mantener los archivos en la carpeta, seleccione [Guardar].

Ajustes

Descripción

[Sí]/[No]

Permite al administrador configurar la hora para eliminar automáticamente archivos de carpetas de usuario.

Si se ha ajustado a [Sí], no es posible configurar una hora de borrado de archivo para cada carpeta de usuario cuando la carpeta se ha creado mediante [Conf. usuario].

[No] es la opción predeterminada.

Hora de borrado

Establece una hora para la eliminación automática de archivos desde una carpeta de usuario.

Al especificar la hora en unidades de días, seleccione [1 día], [2 días], [3 días], [7 días] o [30 días].

Al especificar la hora, toque [Hora] e introduzca un valor entre cinco minutos y 12 horas (en incrementos de un minuto).

Para mantener los archivos en la carpeta, seleccione [Guardar].

Eliminar automáticamente archivos de la carpeta SMB tras transcurrir el tiempo especificado cuando se utiliza la función Compartir archivo SMB ([Doc. en carp. com. MFP Config. momento borrar])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Configuración de carpeta]
      - [Doc. en carp. com. MFP Config. momento borrar]

Si los archivos de la carpeta de usuario pública se comparten en la red mediante la función Compartir archivo SMB, especifique el período desde el momento en que los archivos se guardan en la carpeta SMB a través de la carpeta de usuario pública hasta el momento en que se borran automáticamente.

Al especificar la hora en unidades de días, seleccione [1 día], [2 días], [3 días], [7 días] o [30 días].
Para mantener los archivos en la carpeta, seleccione [Guardar].

[1 día] es la opción predeterminada.

Especificar si debe añadirse un carácter inicial de un nombre de modo de escaneado al nombre de archivo de los datos del original escaneado ([Función 1.ª palabra])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Escanear configuración nombre documento]
      - [Función 1.ª palabra]

Seleccione si se debe utilizar una inicial de una función relevante como prefijo del nombre de archivo. Las siguientes letras se utilizan como prefijos para el nombre de archivo.

C: Copia

S: Escáner/Fax o Carpeta de usuario

P: Impresión

[Adjuntar] es la opción predeterminada.

Añadir cualquier cadena de caracteres al nombre de archivo de los datos del original escaneado ([Agregar texto])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes sistema]
    - [Escanear configuración nombre documento]
      - [Agregar texto]

Seleccione si se debe añadir un nombre de dispositivo o el texto deseado al nombre de archivo. Para añadir el texto deseado, introdúzcalo.

Para el nombre de dispositivo, utilice el nombre especificado seleccionando [Configuración Administrador/Máquina] - [Introducir direc. máquina] - [Nombre de máq].

[Nombre de máq] es la opción predeterminada.

Especificar el número máximo de carpetas de usuario que puede crearse para cada usuario ([Config. núm. máx. carpetas])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Registro destino/carpeta]
    - [Config. núm. máx. carpetas]

Especifique el número máximo de carpetas de usuario que puede crearse para cada usuario.

Ajustes	Descripción
[Gestión máxima de carpetas]	Configure el número máximo de carpetas de usuario que pueden crearse para cada usuario. Puede seleccionarse una carpeta de usuario de tipo ([Pública]/[Privada]/[Grupo]) en función de los ajustes de la autenticación de usuario y de la cuenta. Para establecer un límite superior de carpetas de usuario, seleccione un tipo de carpeta de usuario, el nombre de usuario o el nombre de la cuenta y, a continuación, toque [ENCENDIDO].
[Config. núm. máx. carpetas]	Si la opción [Gestión máxima de carpetas] se ha ajustado a [ENCENDIDO], introduzca el número máximo de carpetas de usuario que se pueden crear. Toque [Aplicar] para aplicar el límite superior. El rango permitido de número máximo de carpetas de usuario es de 0 a 1.000.

Ajustes

Descripción

[Gestión máxima de carpetas]

Configure el número máximo de carpetas de usuario que pueden crearse para cada usuario. Puede seleccionarse una carpeta de usuario de tipo ([Pública]/[Privada]/[Grupo]) en función de los ajustes de la autenticación de usuario y de la cuenta.

Para establecer un límite superior de carpetas de usuario, seleccione un tipo de carpeta de usuario, el nombre de usuario o el nombre de la cuenta y, a continuación, toque [ENCENDIDO].

[Config. núm. máx. carpetas]

Si la opción [Gestión máxima de carpetas] se ha ajustado a [ENCENDIDO], introduzca el número máximo de carpetas de usuario que se pueden crear. Toque [Aplicar] para aplicar el límite superior.

El rango permitido de número máximo de carpetas de usuario es de 0 a 1.000.

Si el número máximo de carpetas de usuario está ajustado a "0", no podrá crear carpetas nuevas.
Si el usuario seleccionado ya ha creado tres carpetas de usuario, por ejemplo, es posible configurar el número máximo de carpetas de usuario en un rango de 3 a 1.000.

Especificar un administrador de carpeta de usuario que gestione los archivos de carpetas de usuario ([Config. admin. carpeta de usuario])

Para mostrar:

[Utilidad]
- [Config de Admin]
  - [Ajustes seguridad]
    - [Config. admin. carpeta de usuario]

Si es necesario, asigne un administrador de carpeta de usuario si se utiliza la autenticación de usuario en esta máquina.

El administrador de carpeta de usuario puede registrar o eliminar una carpeta de usuario para todos los usuarios y también puede usar archivos de las carpetas de usuario y carpetas de usuario del sistema. Si se selecciona [Memoria externa] para la carpeta de usuario del sistema, solo está disponible la impresión de archivos.

Si el administrador de esta máquina desea delegar a alguien únicamente la administración de los archivos en las carpetas, asigne un administrador de carpeta de usuario.

Ajustes	Descripción
[Permitir]/[Prohibir]	Permite al administrador de la carpeta de usuario controlar los archivos de la carpeta de usuario. [Prohibir] es la opción predeterminada.
[Configuración de contraseña]	Introduzca la contraseña del administrador de la carpeta de usuario (utilizando 64 caracteres como máximo).
[Dirección de e‑mail]	Introduzca la dirección de e-mail de la administración del buzón (hasta 128 caracteres). Si el tamaño total de los archivos de la carpeta SMB supera el 90 % de la capacidad disponible del disco duro, se enviará una notificación a la dirección de correo electrónico del administrador de la carpeta de usuario. Si no se ha configurado la dirección de correo electrónico del administrador de la carpeta de usuario, se envía una notificación a la dirección de correo electrónico del administrador de la máquina.

Ajustes

Descripción

[Permitir]/[Prohibir]

Permite al administrador de la carpeta de usuario controlar los archivos de la carpeta de usuario.

[Prohibir] es la opción predeterminada.

[Configuración de contraseña]

Introduzca la contraseña del administrador de la carpeta de usuario (utilizando 64 caracteres como máximo).

[Dirección de e‑mail]

Introduzca la dirección de e-mail de la administración del buzón (hasta 128 caracteres).

Si el tamaño total de los archivos de la carpeta SMB supera el 90 % de la capacidad disponible del disco duro, se enviará una notificación a la dirección de correo electrónico del administrador de la carpeta de usuario. Si no se ha configurado la dirección de correo electrónico del administrador de la carpeta de usuario, se envía una notificación a la dirección de correo electrónico del administrador de la máquina.

Para iniciar sesión como administrador de carpeta de usuario, introduzca la siguiente información en la pantalla de inicio de sesión.

[Nombre usuario]: boxadmin
[Contraseña]: contraseña especificada arriba