Gérer les informations des destinataires via l'ordinateur (à l'aide du répertoire téléphonique)
Enregistrer des destinataires dans le répertoire téléphonique
Si vous avez enregistré les destinataires fréquemment appelés dans le répertoire téléphonique, vous pouvez rapidement appeler le destinataire lors de l'envoi d'un fax. Utilisez l'onglet [FAX] du pilote de fax pour ajouter des destinataires à un répertoire téléphonique.
Quand vous utilisez le répertoire téléphonique pour la première fois, créez un fichier Répertoire téléphonique. Quand vous utilisez le répertoire téléphonique pour la deuxième fois ou les fois suivantes, le fichier Répertoire téléphonique précédemment utilisé s'ouvre automatiquement. Quand vous modifiez le contenu du Répertoire téléphonique, le fichier Répertoire téléphonique est écrasé par vos modifications.
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Dans l'onglet [FAX], cliquez sur [Répertoire...].
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Sélectionnez [Liste personnelle] dans la liste de gauche, puis cliquez sur [Ajout. Nouv...].
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Entrez les informations du destinataire.
Pour plus de détails, voir les réglages de [Entrée du répertoire] (décrits après cette procédure).
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Cliquez sur [OK].
Les informations personnelles sont enregistrées et affichées sous [\\Répertoire téléphonique\Liste personnelle]. Si vous avez sélectionné un groupe comme destinataire, il est affiché sur la liste de groupes.
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Cliquez sur [OK].
La modification du répertoire téléphonique est terminée. Si vous créez un répertoire téléphonique, passez à l'étape 6.
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Cliquez sur [Oui].
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Spécifiez l'emplacement de stockage, entrez le nom du fichier, puis cliquez sur [Enregistrer].
L'écran [Enregistrer sous...] s'ouvre lorsque vous enregistrez le répertoire téléphonique pour la première fois. Lorsque vous modifiez le répertoire téléphonique pour la deuxième fois ou plus, l'écran [Enregistrer sous...] n'est pas ouvert, mais le fichier du répertoire téléphonique est automatiquement remplacé par vos modifications.
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Confirmez que le répertoire téléphonique est enregistré sous forme de fichier (format CSV).
Réglages de [Entrée du répertoire]
Réglage | Description |
|---|---|
[Nom complet] | Saisissez un nom de destinataire (jusqu'à 80 caractères). Quand vous définissez le nom de destinataire, vous pouvez ajouter un titre à ce nom. |
[No télécopie] | Entrez le numéro du fax de destination (38 chiffres max à un seul octet, les symboles disponibles étant le trait d'union (-), #, *, P, T et E). Lorsque vous envoyez un fax vers un pays étranger, saisissez l'indicatif de pays avant le numéro de fax. |
[Nom de l'entrepr.] | Si nécessaire, entrez le nom de l'entreprise du destinataire (80 caractères max.). |
[Service] | Si nécessaire, entrez le nom de l'organisation du destinataire (80 caractères max.). |
[Mode de correction d'erreurs] | Décochez la case ECM pour annuler le mode de correction d'erreurs (ECM). L'ECM est un mode de correction d'erreurs défini par l'ITU-T (International Telecommunication Union - Telecommunication Standardization Sector). Si des télécopieurs prennent l'ECM en charge, ils recherchent les erreurs de données de fax lorsqu'ils communiquent entre eux. Les perturbations d'image dues aux parasites sur les lignes téléphoniques peuvent être supprimées. Cette machine utilise la communication basée sur l'ECM par défaut. Toutefois, si le niveau de bruit est élevé, la communication peut être légèrement plus longue à établir que lorsque la vérification ECM n'est pas utilisée. Si vous devez réduire le temps de communication, annulez la vérification ECM et envoyez un fax. Toutefois, une erreur d'image ou de communication risque de survenir en fonction de la valeur de temps de communication spécifiée, alors modifiez la valeur pour l'adapter aux conditions. |
[International] | Cochez la case [International] pour envoyer un fax vers un pays étranger. La fonction Mode Émis.Intern réduit la vitesse d'émission (la vitesse de transfert des informations) lors de l'envoi d'un fax. Ceci est utile lorsque vous envoyez un fax vers des zones où les conditions de communication sont médiocres. |
[V34] | Décochez la case [V34] pour libérer le mode de protocole V.34. V.34 est un mode de communication utilisé pour la communication de fax Super G3. Ceci peut réduire le temps de communication et les coûts parce que chaque page d'un document A4 peut être envoyée en quelques secondes. Cette machine utilise la communication basée sur le protocole V.34 par défaut. Cette machine ne peut pas utiliser la communication en mode Super G3 si cette machine ou le télécopieur de destination n'est pas connecté à la ligne de l'autocommutateur privé (PBX) ou si la vitesse de la ligne du télécopieur est limitée. Dans ce cas, annulez la communication en mode V.34. |
[Sélection groupe] | Quand vous ajoutez un destinataire au groupe, cochez cette case de groupe. Vous pouvez aussi ajouter un destinataires à plusieurs groupes. Une fois ajouté, vous pouvez spécifier des destinataires en sélectionnant leur groupe (pour diffusion). Si vous envoyez fréquemment des fax à certains membres, il peut s'avérer utile de les ajouter à un groupe. |
Conseils
- Le Répertoire téléphonique mis à jour apparaît automatiquement lors de l'ouverture de celui-ci. Pour ouvrir un autre fichier du répertoire téléphonique, ouvrez l'écran [Répertoire:] et sélectionnez [Ouvrir...] dans le menu [Fichier]. Enregistrer plusieurs fichiers de Répertoire téléphonique permet de basculer entre ces fichiers pour localiser le fichier correct.
- Lorsque vous créez un fichier de répertoire téléphonique, ouvrez l'écran [Répertoire:] et sélectionnez [Créer] dans le menu [Fichier]. Vous pouvez également enregistrer le fichier pour qu'il ait un alias en sélectionnant [Enregistrer sous...] dans le menu [Fichier].
Recherche de destinations
Vous pouvez rechercher un destinataire sur la Liste des destinataires enregistrés dans le Répertoire téléphonique.
Une partie des informations de destinataire ou plusieurs conditions peuvent être utilisées pour cette recherche.
Lorsque vous recherchez un destinataire, cliquez sur [Recherche...] dans le répertoire téléphonique. Vos opérations sont les mêmes quand vous ouvrez le Répertoire téléphonique pour envoyer un fax et quand vous ouvrez le Répertoire téléphonique pour y ajouter un destinataire.
Vous pouvez utiliser la recherche [De base] ou [Avancé].
La recherche [De base] affiche les destinataires qui répondent à l'une des conditions de recherche. Saisissez les caractères que vous souhaitez rechercher dans chaque élément de la recherche, puis cliquez sur [Cherch maint].
La recherche [Avancé] affiche le destinataire qui correspond à toutes les conditions de recherche. Sélectionnez les éléments [Chercher article] et [Condition]. Entrez ensuite les caractères à rechercher, puis cliquez sur [Ajouter condition]. Spécifiez plusieurs conditions de recherche si nécessaire, puis cliquez sur [Cherch maint].
Modifier les informations du destinataire
Vous pouvez faciliter l'utilisation du Répertoire téléphonique en le personnalisant. Vous pouvez modifier les informations des destinataires et modifier et archiver le Répertoire téléphonique. Quand vous modifiez le Répertoire téléphonique, utilisez le Répertoire téléphonique que vous ouvrez pour ajouter un destinataire.
Lorsque vous modifiez les informations relatives au destinataire, sélectionnez un destinataire dans la [Liste personnelle], puis cliquez sur [Modifier...].
Pour supprimer un destinataire du répertoire téléphonique, sélectionnez-le dans la [Liste personnelle], puis cliquez sur [Effacer]. Pendant ce temps, le destinataire est également supprimé du groupe enregistré.
Conseils
- Si vous entrez directement un nom et un numéro de fax de destinataire lors de l'envoi d'un fax et que vous les enregistrez via [Enreg. ds répert. tél.], le nom et le numéro de fax s'affichent dans le dossier [Entrée simple].
Changer le groupe de destinataires
Quand vous changez un groupe, utilisez le Répertoire téléphonique que vous ouvrez pour ajouter un destinataire.
Dans la [Liste personnelle], sélectionnez un destinataire que vous voulez déplacer vers un autre groupe et cochez la case du numéro de groupe souhaité et apparaissant sur la droite de l'écran.
Conseils
- Vous pouvez également enregistrer un destinataire en faisant glisser le nom de la [Liste personnelle] vers un groupe. Toutefois, vous ne pouvez pas supprimer le destinataire du groupe en déplaçant le nom.
- Vous pouvez enregistrer jusqu'à 100 destinataires dans un groupe.
Modifier le nom d'un groupe
Dans [Groupe], sur le côté gauche du répertoire téléphonique, sélectionnez un groupe que vous souhaitez renommer et cliquez sur [Renommer groupe...] dans le menu [Modifier]. Renommer le groupe dans l'écran affiché.
Contrôler les destinataires au moyen de dossiers
Vous pouvez contrôler la composition des destinataires en combinant un dossier et un groupe.
Sélectionnez [Liste personnelle], puis cliquez sur [Ajoute. Doss....] pour créer un dossier. Vous pouvez également spécifier [Ajouter dossier...] dans le menu [Modifier] pour créer un dossier.
Vous pouvez faire glisser le nom de la [Liste personnelle] vers le dossier cible pour le déplacer dans le dossier.
Pour renommer un dossier, sélectionnez le dossier cible et cliquez sur [Modifier...].
Pour supprimer un dossier, sélectionnez le dossier cible et cliquez sur [Effacer].
Conseils
- Vous pouvez également déplacer un destinataire vers le dossier cible en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le destinataire pour sélectionner [Copier] ou [Couper] et exécuter [Coller] dans le dossier cible.
- Vous pouvez saisir un nom de dossier de 40 caractères maximum.
- Vous pouvez créer des dossiers sur trois niveaux hiérarchiques.
en haut à droite d'une page, il se transforme en 
et est enregistré comme signet.