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Einrichten der Umgebung für "In E-Mail scannen"

Überblick

Mit der Funktion "In E-Mail scannen" werden die auf diesem System gescannten Originaldaten als E-Mail-Anhang versendet.

Da dieses System die S/MIME- und SSL/TLS-Verschlüsselung sowie die POP-vor-SMTP-Authentifizierung unterstützt, ist höchste Sicherheit gewährleistet.

Wenn zur Benutzerverwaltung der LDAP-Server oder Active Directory verwendet wird, können Sie vom Server nach der E-Mail-Adresse suchen oder diese angeben.

Wenn Sie die Funktion "In E-Mail scannen" verwenden möchten, richten Sie die entsprechenden Einstellungen gemäß der hier beschriebenen Vorgehensweise ein.

  1. Konfigurieren Sie Einstellungen für die Verbindung zum Netzwerk, z. B. die IP-Adresse dieses Systems.

    • Ausführliche Informationen zum Einrichten der Einstellung finden Sie Hier.

  2. Einrichten der Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen"

    • Ausführliche Informationen zum Einrichten der Einstellung finden Sie Hier.

  3. Legen Sie die folgenden Optionen entsprechend Ihrer Umgebung fest.

    Zweck

    Referenz

    Mit dem E-Mail-Server über SSL/TLS kommunizieren

    Hier

    SMTP-Authentifizierung beim Senden von E-Mails verwenden

    Hier

    POP-vor-SMTP-Authentifizierung beim Senden von E-Mails verwenden

    Hier

    Hinzufügen einer digitalen Signatur durch die Verschlüsselung von E-Mails per S/MIME

    Hier

    Mit dem LDAP-Server oder Active Directory nach einer E-Mail-Adresse suchen

    Hier

  • Wenn die Benutzerauthentifizierung auf diesem System aktiviert ist, steht die "Scan to Me"-Funktion zur Verfügung, mit der der angemeldete Benutzer E-Mails einfach an die eigene Adresse senden kann. Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

Einrichten der Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen"

Registrieren Sie die Adresse des E-Mail-Servers (SMTP) und die E-Mail-Adresse des Administrators.

  1. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [E‑Mail senden]

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um E-Mails zu übertragen.

    Standardmäßig ist [EIN] (ausgewählt) angegeben.

    [In E-Mail scannen]

    Wählen Sie [EIN], um die Funktion "In E-Mail scannen" zu verwenden.

    [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.

    [E‑Mail-Benachricht.]

    Wenn eine Warnung auf diesem System angezeigt wird, z. B. zum Nachfüllen von Papier, zum Austausch der Tonerkartusche oder zu einem Papierstau, kann sie an eine registrierte E-Mail-Adresse gesendet werden. Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

    [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Benachrichtigung über Gesamtzähler]

    Legen Sie fest, ob die Funktion für die Gesamtzählerbenachrichtigung verwendet werden soll. Mit dieser Funktion können Sie die von diesem System verwalteten Zählerinformationen an die registrierte E-Mail-Adresse senden. Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

    [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.

    [SMTP-Serveradresse]

    Geben Sie die Adresse Ihres E-Mail-Servers (SMTP) ein.

    Verwenden Sie eines der folgenden Formate.

    • Eingabebeispiel für einen Hostnamen: "host.beispiel.com"

    • Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv4): "192.168.1.1"

    • Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv6): "fe80::220:6bff:fe10:2f16"

    [Portnummer]

    Ändern Sie ggf. die Portnummer des E-Mail-Servers (SMTP).

    Unter normalen Umständen können Sie die Original-Portnummer verwenden.

    [25] ist standardmäßig ausgewählt.

    [VerbindungsTimeout]

    Ändern Sie ggf. das Zeitlimit für eine Kommunikation mit dem E-Mail-Server (SMTP).

    [60] Sek. ist standardmäßig ausgewählt.

    [Übertragungsmethode für die Reduzierung der Serverlast]

    Wählen Sie die Sendemethode für die Reduzierung der Last des E-Mail-Servers (SMTP).

    • [Binärdatenaufteilung]: Teilt eine E-Mail basierend auf der Einstellung für die [Größe für die Binärdatenaufteilung] auf, wenn eine große E-Mail gesendet wird.

    • [Scanübertragung anhalten, wenn Obergrenze überschritten wird]: Hält den Versand einer E-Mail an, wenn ihre Größe den unter [Serverkapazitätslimit] angegebenen Maximalwert überschreitet.

    • [Scanübertragung per Download-URL nur erlauben, wenn Obergrenze überschritten wird]: Sendet die Download-URL an die als Ziel angegebene E-Mail-Adresse, ohne Dateien anzuhängen, wenn die Größe der E-Mail den unter [Serverkapazitätslimit] angegebenen Maximalwert überschreitet.

    • [Scanübertragung immer per Download-URL]: Sendet die Download-URL an die als Ziel angegebene E-Mail-Adresse, ohne Dateien anzuhängen.

    [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Größe für die Binärdatenaufteilung]

    Geben Sie die Größe für die Aufteilung einer E-Mail ein, wenn [Binärdatenaufteilung] unter [Übertragungsmethode für die Reduzierung der Serverlast] ausgewählt ist.

    [Max. E‑Mail-Größe]

    Geben Sie die für den E-Mail-Server (SMTP) zulässige maximale E-Mail-Größe ein, wenn [Scanübertragung anhalten, wenn Obergrenze überschritten wird] oder [Scanübertragung per Download-URL nur erlauben, wenn Obergrenze überschritten wird] unter [Übertragungsmethode für die Reduzierung der Serverlast] ausgewählt ist. Wählen Sie [Begrenzung] unter [Max. E-Mail-Größe] und geben Sie dann die für den E-Mail-Server (SMTP) zulässige maximale E-Mail-Größe unter [Serverkapazitätslimit] ein.

    [Keine Begrenzung] ist standardmäßig ausgewählt.

  2. Wählen Sie im Administratormodus [Systemeinstellungen] - [Geräteeinstellung] und geben Sie die [E-Mail-Adresse] des Administrators dieses Systems unter E-Mail-Adresse ein (max. 128 Zeichen, außer Leerzeichen).

    • Die hier eingegebene E-Mail-Adresse wird als Absenderadresse (Von-Adresse) der E-Mails verwendet, die über dieses System gesendet werden.

  • Die E-Mail-Absenderadresse kann bei Bedarf vor dem Versand der E-Mail im Touch Display geändert werden.

  • Wenn die Benutzerauthentifizierung auf diesem System aktiviert ist, wird die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers als E-Mail-Absenderadresse verwendet.

SSL/TLS-Kommunikation verwenden

Verschlüsseln Sie die Kommunikation zwischen diesem System und dem E-Mail-Server (SMTP) mit SSL oder TLS. Dieses System unterstützt SMTP over SSL und Start-TLS.

Konfigurieren Sie die Einstellung, wenn Ihre Umgebung SSL/TLS-verschlüsselte Kommunikation mit dem E-Mail-Server voraussetzt.

Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

Einstellungen

Beschreibung

[SSL/TLS verwenden]

Wählen Sie die Methode zur Verschlüsselung der Kommunikation mit dem E-Mail-Server (SMTP) aus.

Wählen Sie entsprechend Ihrer Umgebung [SMTP over SSL] oder [Start-TLS] aus.

[AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

[Portnummer]

Wenn Sie [Start-TLS] bei [SSL/TLS verwenden] auswählen, ändern Sie ggf. die Kommunikationsanschlussnummer.

Unter normalen Umständen können Sie die Original-Portnummer verwenden.

[25] ist standardmäßig ausgewählt.

[Anschlussnummer (SSL)]

Wenn Sie [SMTP over SSL] bei [SSL/TLS verwenden] auswählen, ändern Sie ggf. die SSL-Kommunikationsanschlussnummer.

Unter normalen Umständen können Sie die Original-Portnummer verwenden.

[465] ist standardmäßig ausgewählt.

[Zertifikatverifizierungseinstellungen]

Wenn Sie das Zertifikat überprüfen wollen, wählen Sie die zu prüfenden Elemente aus.

Wenn Sie bei den einzelnen Elementen [Bestätigen] auswählen, wird das Zertifikat für die entsprechenden Elemente überprüft.

[Gültigkeitsdauer]

Prüfen Sie, ob das Zertifikat noch gültig ist.

[Bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

[CN]

Prüfen Sie, ob der CN (Aliasname) des Zertifikats mit der Serveradresse übereinstimmt.

[Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

[Schlüsselnutzung]

Prüfen Sie, ob das Zertifikat gemäß dem vom Zertifikatsaussteller genehmigten Zweck verwendet wird.

[Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

[Kette]

Prüfen Sie, ob in der Zertifikatskette (Zertifikatspfad) ein Problem besteht.

Die Kette wird durch Verweis auf die auf diesem System verwalteten externen Zertifikate validiert.

[Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

[Ablaufdatum Bestätigung]

Prüfen Sie, ob das Zertifikat abgelaufen ist.

Prüfen Sie in der folgenden Reihenfolge auf Ablauf des Zertifikats.

  • OCSP-Service (Online Certificate Status Protocol)

  • Zertifikatswiderrufliste

[Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

  • Wählen Sie im Administratormodus [Sicherheit] - [Zertifikat-Überprüfungseinstellungen] aus und konfigurieren Sie dann, ob das Zertifikat überprüft werden soll. Das Zertifikat wird standardmäßig überprüft. Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

SMTP-Authentifizierung verwenden

Konfigurieren Sie die Einstellung, wenn innerhalb Ihrer Umgebung eine SMTP-Authentifizierung für den Versand von E-Mails erforderlich ist.

Wenn SMTP-Authentifizierung verwendet wird, werden bei der E-Mail-Übertragung die Benutzer-ID und das Kennwort von diesem System gesendet, um die Authentifizierung durchzuführen.

Um SMTP-Authentifizierung zu verwenden, aktivieren Sie die SMTP-Authentifizierung auf diesem System. Geben Sie darüber hinaus die für die Authentifizierung erforderlichen Informationen ein.

Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

Einstellungen

Beschreibung

[SMTP-Authentifizierung]

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um SMTP-Authentifizierung zu verwenden.

Legen Sie unter [SMTP-Auth.Methode] fest, ob die SMTP-Authentifizierung für alle unten angegebenen Authentifizierungsmethoden verwendet werden soll.

  • Kerberos

  • NTLMv1

  • Digest-MD5

  • CRAM-MD5

  • LOGIN

  • PLAIN

Standardmäßig ist [AUS] (nicht ausgewählt) angegeben.

[Benutzer-ID]

Geben Sie die Benutzer-ID für die SMTP-Authentifizierung ein (max. 64 Zeichen).

[Kennwort]

Geben Sie das Kennwort für den in [Benutzer-ID] eingegebenen Benutzernamen ein (max. 64 Zeichen, ohne ").

Um das Kennwort einzugeben (zu ändern), aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Das Kennwort wurde geändert.] und geben Sie dann ein neues Kennwort ein.

[Domänenname]

Geben Sie den Domänennamen (Bereich) für die SMTP-Authentifizierung ein (max. 253 Zeichen).

Dieses Element ist erforderlich, wenn Digest-MD5 als SMTP-Authentifizierungsmethode verwendet wird.

  • Geben Sie den Domänennamen ein, wenn mindestens zwei Domänen (Bereiche) vorhanden sind.

  • Wenn nur eine Domäne (Bereich) vorhanden ist, ist kein Eintrag erforderlich. Der Domänenname wird beim Kommunikationsaufbau vom E-Mail-Server (SMTP) bezogen und die Kommunikation erfolgt dann automatisch mit diesem Domänennamen.

[Authentifizierungseinstellung]

Wählen Sie aus, ob die SMTP-Authentifizierung mit der Benutzerauthentifizierung dieses Systems synchronisiert werden soll. Dieses Element ist erforderlich, wenn auf diesem System Benutzerauthentifizierung aktiviert ist.

  • [Benutzerauthentifizierung]: Verwendet den Benutzernamen und das Kennwort des registrierten Benutzers dieses Systems als [Benutzer-ID] und [Kennwort] für die SMTP-Authentifizierung.

  • [Wert eingeben]: Verwendet die in [Benutzer-ID] und [Kennwort] eingegebenen Werte. Wenn die SMTP-Authentifizierung nicht erfolgreich durchgeführt wird, weil der Benutzer, der eine E-Mail sendet, nicht dem unter [Benutzer-ID] angegebenem Benutzer entspricht, wählen Sie [Festgelegt] unter [Einstellung Absenderadresse] und geben dann die E--Mail-Adresse ein, die als [Absenderadresse] verwendet werden soll. Wenn Sie [Nicht einstellen] in der [Envelope-From Einstellung] auswählen, wird die E-Mail-Adresse des Administrators dieses Systems als Absenderadresse verwendet. Ausführliche Informationen über die E-Mail-Adresse des Administrators dieses Systems finden Sie Hier.

Standardmäßig ist [Wert eingeben] ausgewählt.

POP-vor-SMTP-Authentifizierung verwenden

Konfigurieren Sie die Einstellung, wenn innerhalb Ihrer Umgebung eine POP-vor-SMTP-Authentifizierung für den Versand von E-Mails erforderlich ist.

Die POP-vor-SMTP-Authentifizierung ist eine Funktion, die vor der E-Mail-Übertragung eine POP-Authentifizierung mit dem E-Mail-Server (POP) durchführt und die die E-Mail-Übertragung nur bei erfolgreicher Authentifizierung erlaubt.

Um POP-vor-SMTP-Authentifizierung zu verwenden, aktivieren Sie die POP-vor-SMTP-Authentifizierung auf diesem System. Konfigurieren Sie darüber hinaus Einstellungen für die Verbindung zum E-Mail-Server (POP), der für die Authentifizierung verwendet wird.

  1. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [POP vor SMTP]

    Wählen Sie [EIN] aus, um POP vor SMTP zu verwenden.

    [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Zeit POP vor SMTP]

    Ändern Sie ggf. die Wartezeit bis zum Start der E-Mail-Übertragung nach erfolgreicher POP-Authentifizierung.

    Je nach Umgebung kann es etwas dauern, bevor die E-Mail-Übertragung nach erfolgreicher POP-Authentifizierung erlaubt wird. Wenn in diesem Fall eine zu kurze Wartezeit eingegeben wird, kann die E-Mail-Übertragung fehlschlagen.

    [5] Sek. ist standardmäßig ausgewählt.

  2. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail empfangen (POP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [E‑Mail Empfang]

    Wählen Sie [EIN] aus, um POP vor SMTP zu verwenden.

    [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.

    [POP-Serveradresse]

    Geben Sie die Adresse Ihres E-Mail-Servers (POP) ein.

    Verwenden Sie eines der folgenden Formate.

    • Eingabebeispiel für einen Hostnamen: "host.beispiel.com"

    • Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv4): "192.168.1.1"

    • Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv6): "fe80::220:6bff:fe10:2f16"

    [Anmeldename]

    Geben Sie den Anmeldenamen zum Empfang von E-Mails ein, wenn der E-Mail-Server (POP) verwendet wird (max. 63 Zeichen).

    [Kennwort]

    Geben Sie das Kennwort für den in Anmeldename eingegebenen [Benutzernamen] ein (max. 15 Zeichen).

    Um das Kennwort einzugeben (zu ändern), aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Das Kennwort wurde geändert.] und geben Sie dann ein neues Kennwort ein.

    [VerbindungsTimeout]

    Ändern Sie ggf. das Zeitlimit für eine Kommunikation mit dem E-Mail-Server (POP).

    [30] Sek. ist standardmäßig ausgewählt.

    [Portnummer]

    Ändern Sie ggf. die Portnummer des E-Mail-Servers (POP).

    Unter normalen Umständen können Sie die Original-Portnummer verwenden.

    [110] ist standardmäßig ausgewählt.

  3. Definieren Sie die Einstellungen für POP über SSL und APOP entsprechend Ihrer Umgebung. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail empfangen (POP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [APOP]

    Wenn Sie bei Ihrem E-Mail-Server (POP) APOP verwenden, wählen Sie [EIN] aus.

    [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

    [SSL/TLS verwenden]

    Wenn Sie SSL zur Verschlüsselung der Kommunikation mit dem E-Mail-Server (POP) verwenden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

    Standardmäßig ist [AUS] (nicht ausgewählt) angegeben.

    [Anschlussnummer (SSL)]

    Ändern Sie gegebenenfalls die Portnummer für die SSL-Kommunikation.

    Unter normalen Umständen können Sie die Original-Portnummer verwenden.

    [995] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Zertifikatverifizierungseinstellungen]

    Wenn Sie das Zertifikat überprüfen wollen, wählen Sie die zu prüfenden Elemente aus.

    Wenn Sie bei den einzelnen Elementen [Bestätigen] auswählen, wird das Zertifikat für die entsprechenden Elemente überprüft.

    [Gültigkeitsdauer]

    Prüfen Sie, ob das Zertifikat noch gültig ist.

    [Bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

    [CN]

    Prüfen Sie, ob der CN (Aliasname) des Zertifikats mit der Serveradresse übereinstimmt.

    [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

    [Schlüsselnutzung]

    Prüfen Sie, ob das Zertifikat gemäß dem vom Zertifikatsaussteller genehmigten Zweck verwendet wird.

    [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

    [Kette]

    Prüfen Sie, ob in der Zertifikatskette (Zertifikatspfad) ein Problem besteht.

    Die Kette wird durch Verweis auf die auf diesem System verwalteten externen Zertifikate validiert.

    [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

    [Ablaufdatum Bestätigung]

    Prüfen Sie, ob das Zertifikat abgelaufen ist.

    Prüfen Sie in der folgenden Reihenfolge auf Ablauf des Zertifikats.

    • OCSP-Service (Online Certificate Status Protocol)

    • Zertifikatswiderrufliste

    [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

  • Wählen Sie im Administratormodus [Sicherheit] - [Zertifikat-Überprüfungseinstellungen] aus und konfigurieren Sie dann, ob das Zertifikat überprüft werden soll. Das Zertifikat wird standardmäßig überprüft. Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

S/MIME verwenden

S/MIME ist eine Methode für die E-Mail-Verschlüsselung. Mit dieser Methode können Sie Funktionen für die E-Mail-Verschlüsselung und für digitale Signaturen nutzen, um ein Abfangen von E-Mails oder das Vortäuschen eines anderen Absenders (Spoofing) zu vermeiden.

Zur Verwendung von S/MIME müssen Sie ein Zertifikat auf diesem System registrieren. Außerdem müssen Sie S/MIME auf diesem System aktivieren.

  • Die Festplatte ist in manchen Regionen als Sonderzubehör erhältlich. Zur Verwendung dieser Funktion wird die optionale Festplatte benötigt.

  1. Registrieren Sie ein Zertifikat, das für die E-Mail-Verschlüsselung bis zum Ziel der E-Mail-Übertragung verwendet wird.

    • Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

  2. Registrieren Sie das Zertifikat dieses Systems, das als digitale Signatur an E-Mails angehängt werden soll.

    • Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

  3. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [S/MIME] aus und konfigurieren Sie dann die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [S/MIME-Komm.-Einstellungen]

    Wählen Sie [EIN] aus, um S/MIME zu verwenden.

    Zur Auswahl von [EIN] muss die E-Mail-Adresse des Zertifikats für dieses System der E-Mail-Adresse des Administrators entsprechen.

    [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Digitale Signatur]

    Wenn Sie beim Senden von E-Mails eine digitale Signatur hinzufügen wollen, wählen Sie die entsprechende Methode aus.

    • [Normalerweise unterzeichnen]: Fügt die Signatur immer hinzu. Die digitale Signatur wird automatisch hinzugefügt, ohne dass vor dem Senden der E-Mail eine spezielle Einstellung vorgenommen werden muss.

    • [Auswahl beim Senden]: Der Benutzer muss vor dem Senden einer E-Mail auswählen, ob eine digitale Signatur hinzugefügt werden soll.

    • [Normalerweise nicht unterzeichnen]: Fügt keine Signatur hinzu.

    Standardmäßig ist [Normalerweise nicht] unterzeichnen ausgewählt.

    [Typ der digitalen Signatur]

    Zum Hinzufügen einer digitalen Signatur beim Versand von E-Mails wählen Sie einen Typ der digitalen Signatur.

    [SHA-1] ist standardmäßig ausgewählt.

    [E‑Mail-Text-Verschlüss.methode]

    Wählen Sie eine Methode für die E-Mail-Verschlüsselung.

    Standardmäßig ist [3DES] ausgewählt.

  • Wenn Sie die S/MIME-Funktion verwenden, wird die E-Mail-Adresse des Administrators (E-Mail-Adresse des Zertifikats dieses Systems) als Absenderadresse verwendet.