Gestione delle informazioni ricevente tramite il computer (Utilizzo della Rubrica telefonica)
Registrare i destinatari nella Rubrica telefonica
Se nella Rubrica telefonica sono stati registrati i destinatari che chiamano di frequente, è possibile chiamare velocemente il destinatario, durante l'invio di un fax. Utilizzare la scheda [FAX] del driver fax per aggiungere i destinatari a una rubrica telefonica.
Quando si utilizza la Rubrica telefonica per la prima volta, creare un file di Rubrica telefonica. Quando si utilizza la Rubrica telefonica per la seconda volta o più, il file di Rubrica telefonica precedentemente utilizzato verrà aperto automaticamente. Quando si modificano i contenuti della Rubrica telefonica, sul file di Rubrica telefonica verranno sovrascritte le modifiche.
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Nella scheda [FAX], fare clic su [Rubrica...].
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Selezionare [Elenco personale] dall'elenco a sinistra, quindi fare clic su [Agg. Nuovo...].
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Inserire le informazioni del destinatario.
Per i dettagli, consultare le impostazioni di [Informazioni Contatto] (descritte dopo questa procedura).
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Fare clic su [OK].
Le informazioni personali sono registrate e visualizzate su [\\Rubrica\Elenco personale]. Se sono stati selezionati dei gruppi per il destinatario, il suddetto sarà visualizzato nell'elenco destinazioni gruppo.
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Fare clic su [OK].
La modifica della Rubrica telefonica è terminata. Quando si crea una rubrica telefonica, procedere al passo 6.
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Fare clic su [Sì].
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Specificare la posizione di archiviazione, inserire il nome del file e fare clic su [Salva].
La schermata [Salva con nome...] viene aperta quando si salva la rubrica per la prima volta. Quando si modifica la rubrica per la seconda volta o per altre volte, la schermata [Salva con nome...] non viene aperta ma il file della rubrica viene sovrascritto automaticamente con le modifiche apportate.
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Confermare che la rubrica è stata salvata come file (formato CSV).
Impostazioni di [Informazioni Contatto]
Impostazione | Descrizione |
|---|---|
[Nome completo] | Inserire il nome di un destinatario (utilizzando fino a 80 caratteri). Quando si imposta il nome del destinatario, è possibile aggiungere un titolo al nome. |
[Nr. Fax] | Inserire il numero di fax di destinazione (utilizzando fino a 38 cifre a byte singolo, con i simboli disponibili come trattino (-), #, *, P, T ed E). Quando si invia un fax verso un paese straniero, inserire il prefisso nazionale prima del numero di fax. |
[Nome azienda] | Se necessario, immettere il nome dell'azienda del destinatario (utilizzando fino a 80 caratteri). |
[Ufficio] | Se necessario, inserire il nome dell'organizzazione del destinatario (utilizzando fino a 80 caratteri). |
[Fase Correzione Errori] | Deselezionare la casella ECM per eliminare il Metodo di Correzione dell'Errore (ECM). L'ECM è un modo di correzione errori definito da ITU-T (International Telecommunication Union - Telecommunication Standardization Sector). Se gli apparecchi per il fax supportano l'ECM, essi controlleranno gli errori contenuti nei dati del fax, durante la comunicazione reciproca. È possibile eliminare le immagini alterate dovute al rumore della linea telefonica. La macchina utilizza la comunicazione su base ECM, come impostazione predefinita. Se il livello di rumore immagine è alto, la comunicazione potrebbe richiedere un tempo leggermente superiore rispetto a una comunicazione che non utilizza il controllo ECM. Se è necessario ridurre il tempo di comunicazione, eliminare il controllo ECM e inviare il fax. A seconda del valore del tempo di comunicazione specificato, potrebbe tuttavia verificarsi un errore nell'immagine o nella comunicazione. Modificare pertanto il valore in maniera idonea a soddisfare i criteri prescelti. |
[Fase Trasmissione Int.] | Selezionare la casella di controllo [Fase Trasmissione Int.] per inviare un fax all'estero. La funzione Modo TX estero riduce la velocità di trasmissione (la velocità di trasferimento delle informazioni) nell'invio di un fax. È utile per l'invio di fax verso aree in cui le condizioni di comunicazione sono difficili. |
[Fase V.34] | Deselezionare la casella di controllo [Fase V.34] per rilasciare la modalità di protocollo V.34. V.34 è un modo di comunicazione utilizzato per la comunicazione fax Super G3. Ciò può ridurre il tempo e i costi di comunicazione poiché una singola pagina di documenti di formato A4 può essere inviata entro 3 secondi circa. La macchina utilizza la comunicazione con protocollo V.34, come impostazione predefinita. La macchina non può utilizzare la comunicazione fra apparecchiature fax Super G3, qualora la macchina stessa o il fax di destinazione non fossero connessi alla linea PBX oppure la velocità della linea del fax risultasse limitata. In questo caso, annullare la comunicazione in Fase V.34. |
[Seleziona gruppo] | Quando si aggiunge un destinatario al gruppo, selezionare la casella di controllo del gruppo. È inoltre possibile aggiungere un destinatario in gruppi diversi. Una volta aggiunti, è possibile specificare i destinatari selezionando il loro gruppo (per la trasmissione). Se si inviano di frequente dei fax a dei membri specifici, sarà utile aggiungerli a un gruppo. |
Consigli
- Il file salvato viene visualizzato automaticamente la volta successiva in cui si apre la Rubrica telefonica. Per aprire un altro file della rubrica, aprite la schermata [Rubrica:] e selezionate [Apri...] dal menu [File]. Il salvataggio di diversi file di rubrica consente di cambiare passando da un file all'altro per posizionare quello desiderato.
- Quando si crea un file della rubrica, aprire la schermata [Rubrica:] e selezionare [Nuovo] dal menu [File]. Inoltre, è possibile salvare il file per avere un alias selezionando [Salva con nome...] dal menu [File].
Ricerca destinazione
È possibile cercare un destinatario dall'elenco Destinatario, registrato nella Rubrica telefonica.
Per la ricerca è possibile utilizzare alcune informazioni del destinatario o diversi criteri.
Quando si cerca un destinatario, fare clic su [Cerca...] dalla rubrica. Le operazioni non cambiano quando si apre la Rubrica telefonica per inviare un fax e per aggiungervi un destinatario.
È possibile utilizzare la ricerca [Base] o [Avanzate].
La ricerca su [Base] visualizza i destinatari che soddisfano una qualsiasi delle condizioni di ricerca. Immettere i caratteri che si desidera cercare in ogni voce di ricerca e fare clic su [Trova ora].
La ricerca su [Avanzate] visualizza i destinatari che corrispondono a tutte le condizioni di ricerca. Selezionare la [Voce di ricerca] e [Criterio]. Immettere quindi i caratteri da ricercare, quindi fare clic su [Aggiungi criterio]. Se necessario, specificare più condizioni di ricerca, quindi fare clic su [Trova ora].
Modifica delle informazioni del destinatario
È possibile ottenere un uso facilitato della Rubrica telefonica, personalizzandola. È possibile modificare le informazioni del destinatario, nonché modificare e archiviare la Rubrica telefonica. Quando si modifica la Rubrica telefonica, utilizzare quella che si apre quando si aggiunge un destinatario.
Quando si modificano le informazioni sul destinatario, selezionare un destinatario da [Elenco personale], quindi fare clic su [Modifica...].
Per eliminare un destinatario dalla rubrica, selezionare il destinatario da [Elenco personale], quindi fare clic su [Elimina]. Nel frattempo, il destinatario viene eliminato anche dal gruppo registrato.
Consigli
- Se si immettono direttamente il nome e il numero di fax di un destinatario durante l'invio di un fax e se li si registra tramite [Registra nella Rubrica], il nome e il numero di fax vengono visualizzati nella cartella [Voce semplice].
Modifica del gruppo destinatari
Quando si modifica un gruppo, utilizzare la Rubrica telefonica che si apre quando si aggiunge un destinatario.
Dall'[Elenco personale], selezionare un destinatario che si desidera spostare in un altro gruppo e selezionare la casella di controllo del numero del gruppo desiderato, indicato a destra dello schermo.
Consigli
- È anche possibile registrare un destinatario trascinando il nome da [Elenco personale] a un gruppo. Tuttavia, non sarà possibile eliminare il destinatario dal gruppo, trascinando il nome.
- Un gruppo può contenere fino a 100 destinatari.
Modifica di un nome gruppo
Da [Gruppo] sul lato sinistro della rubrica, selezionare il gruppo che si desidera rinominare e fare clic su [Rinomina gruppo...] nel menu [Modifica]. Rinominare il gruppo visualizzato sulla schermata.
Controllo dei destinatari, utilizzando delle cartelle
È possibile controllare i destinatari in modo composito combinando una cartella e un gruppo.
Selezionare [Elenco personale]e fare clic su [Agg. Cartella...] per creare una cartella. È anche possibile specificare [Aggiungi cartella...] nel menu [Modifica] per creare una cartella.
È possibile trascinare il nome da [Elenco personale] alla cartella di destinazione per spostarlo nella cartella.
Per rinominare una cartella, selezionare la cartella di destinazione e fare clic su [Modifica...].
Per eliminare una cartella, selezionare la cartella di destinazione e fare clic su [Elimina].
Consigli
- È inoltre possibile spostare un destinatario nella cartella di destinazione facendo clic con il pulsante destro del mouse sul destinatario per selezionare [Copia] o [Taglia] ed eseguire [Incolla] nella cartella di destinazione.
- Un nome cartella può contenere fino a 40 caratteri.
- È possibile creare cartelle fino a tre livelli di gerarchia.
in alto a destra nella pagina, diventa 
e viene registrata come segnalibro.