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Umgebung für "In E-Mail scannen" einrichten

Ablauf beim Einrichten der Einstellungen

Mit der Funktion "In E-Mail scannen" werden die auf diesem System gescannten Originaldaten als E-Mail-Anhang versendet.

Da dieses System die S/MIME- und SSL/TLS-Verschlüsselung sowie die POP-vor-SMTP-Authentifizierung unterstützt, ist höchste Sicherheit gewährleistet.

Wenn zur Benutzerverwaltung der LDAP-Server oder Active Directory verwendet wird, können Sie über den Server nach einer E-Mail-Adresse suchen oder diese angeben.

Wenn Sie die Funktion "In E-Mail scannen" verwenden möchten, richten Sie die entsprechenden Einstellungen gemäß der hier beschriebenen Vorgehensweise ein.

  1. Netzwerkeinstellungen dieses Systems einrichten (Hier)

  2. Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen" einrichten (Hier)

  3. Einstellungen entsprechend Ihrer Umgebung einrichten

    • SSL/TLS-Kommunikation aufbauen (Hier)

    • SMTP-Authentifizierung verwenden (Hier)

    • POP-vor-SMTP-Authentifizierung verwenden (Hier)

    • S/MIME verwenden (Hier)

    • "Scan to Me"-Funktion verwenden (Hier)

    • "Scan zur URL"-Funktion verwenden (Hier)

Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen" einrichten

Konfigurieren Sie die Einstellungen zum Senden einer E-Mail von diesem System.

  1. Wählen Sie [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail-Versand (SMTP)] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

    Einstellung

    Beschreibung

    [E-Mail-Versandeinstellung]

    Wenn E-Mails von diesem System gesendet werden sollen, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: EIN).

    [E-Mail-Versand]

    Wenn die Funktion "In E-Mail scannen" verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: EIN).

    Mit dieser Funktion können Sie die gescannten Originaldaten als E-Mail-Anhang versenden.

    [E-Mail-Benachrichtigung]

    Wenn die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: EIN).

    Wenn auf diesem System eine Warnung angezeigt wird, die den Benutzer zum Nachfüllen von Papier, zum Austausch der Tonerkartusche oder zur Beseitigung eines Papierstaus auffordert, kann sie an eine registrierte E-Mail-Adresse gesendet werden. Ausführliche Informationen über die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion finden Sie Hier.

    [Benachrichtigung über Gesamtzähler]

    Wenn die Kopienzählerbenachrichtigungsfunktion verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: EIN).

    Mit dieser Funktion können Sie die von diesem System verwalteten Zählerinformationen an die registrierte E-Mail-Adresse senden. Ausführliche Informationen über die Kopienzählerbenachrichtigungsfunktion finden Sie Hier.

    [SMTP-Serveradresse]

    Geben Sie die Adresse des E-Mail-Servers (SMTP) ein. Verwenden Sie eines der folgenden Formate.

    • Eingabebeispiel für den Hostnamen: "host.beispiel.com"

    • Eingabebeispiel für die IP-Adresse (IPv4): "192.168.1.1"

    • Eingabebeispiel für die IP-Adresse (IPv6): "fe80::220:6bff:fe10:2f16"

    [Portnummer]

    Ändern Sie ggf. die Portnummer des E-Mail-Servers (SMTP) (Standard: [25]).

    [Verbindungstimeout]

    Ändern Sie ggf. die Timeout-Zeit, um die Kommunikation mit dem E-Mail-Server (SMTP) zu beschränken (Standard: [60] Sek.).

    [Übertragungsmethode für die Reduzierung der Serverlast]

    Wählen Sie die Sendemethode für die Reduzierung der Last des E-Mail-Servers (SMTP) (Standard: [AUS]).

    • [Binärdatenaufteilung]: Teilt eine E-Mail mit der angegebenen Größe auf. [Größe für die Binärdatenaufteilung]: Geben Sie die Größe für die Aufteilung einer E-Mail ein.

    • [Scanübertr.anh.,Obergrenze überschr.]: Hält den Versand einer E-Mail an, wenn ihre Größe den angegebenen Maximalwert überschreitet. Wählen Sie bei der Festlegung des Maximalwerts [Einschränken] unter [Max. E-Mail-Größe] und geben Sie dann die für den E-Mail-Server (SMTP) zulässige maximale E-Mail-Größe unter [Serverkapazitätslimit] ein.

    • [Scanübertr.Download-URL erl.,Obergr.übersch.]: Sendet die Download-URL an die als Ziel angegebene E-Mail-Adresse, ohne Dateien anzuhängen, wenn die Größe der E-Mail den angegebenen Maximalwert überschreitet. Wählen Sie bei der Festlegung des Maximalwerts [Einschränken] unter [Max. E-Mail-Größe] und geben Sie dann die für den E-Mail-Server (SMTP) zulässige maximale E-Mail-Größe unter [Serverkapazitätslimit] ein.

    • [Scanübertragung immer per Download-URL]: Sendet die Download-URL an die als Ziel angegebene E-Mail-Adresse, ohne Dateien anzuhängen.

  2. Wählen Sie [Systemeinstellungen] - [Geräteeinstellung] - [Administrator registrieren] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und geben Sie die E-Mail-Adresse des Administrators dieses Systems unter [E-Mail-Adresse] ein (max. 128 Zeichen, ohne Leerzeichen).

    • Die hier eingegebene E-Mail-Adresse wird als Absenderadresse (Von-Adresse) der E-Mails verwendet, die über dieses System gesendet werden.

  • Vor dem Versand einer E-Mail können Sie die Absenderadresse im Bildschirm dieses Systems ändern.

  • Wenn die Benutzerauthentifizierung auf diesem System aktiviert ist, wird die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers als E-Mail-Absenderadresse verwendet.

SSL/TLS-Kommunikation verwenden

Wenn SSL/TLS in Ihrer Umgebung installiert ist, geben Sie die Methode für die Verschlüsselung der Kommunikation mit dem Mail-Server (SMTP) an.

Wählen Sie [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail-Versand (SMTP)] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

Einstellung

Beschreibung

[SSL/TLS-Einstellungen]

Wählen Sie die Methode zur Verschlüsselung der Kommunikation mit dem E-Mail-Server (SMTP) aus (Standard: [AUS]). Diese Option unterstützt SMTP over SSL und Start-TLS.

[Portnummer (SSL)]

Ändern Sie ggf. die Portnummer für die SSL-Kommunikation (Standard: [465]).

Diese Option ist verfügbar, wenn [SMTP over SSL] unter [SSL/TLS verwenden] ausgewählt ist.

[Zertifikatverifizierungseinstellungen]

Wählen Sie für die Validierung des Zertifikats während der SSL-Kommunikation die Elemente, die verifiziert werden sollen.

  • [Ablaufdatum]: Überprüfen Sie, ob das Zertifikat noch gültig ist (Standard: EIN).

  • [CN]: Damit wird überprüft, ob der CN (Aliasname) des Zertifikats der Serveradresse entspricht (Standard: AUS).

  • [Schlüsselnutzung]: Damit wird überprüft, ob das Zertifikat entsprechend dem vorgesehenen, vom Zertifikataussteller genehmigten Zweck verwendet wird (Standard: AUS).

  • [Kette]: Damit wird überprüft, ob ein Problem bezüglich der Zertifikatkette (des Zertifikatpfads) besteht (Standard: AUS). Die Kette wird durch Verweis auf die auf diesem System verwalteten externen Zertifikate validiert.

  • [Ablaufdatum Bestätigung]: Damit wird überprüft, ob das Zertifikat abgelaufen ist (Standard: AUS). Die Bestätigung des Ablaufdatums erfolgt in der Reihenfolge OCSP-Service (Online Certificate Status Protocol) und dann CRL (Certificate Revocation List).

  • Zertifikat des Peer verifizieren (Hier)

SMTP-Authentifizierung verwenden

Mit der SMTP-Authentifizierung wird beim Versand einer E-Mail der Benutzer anhand der Benutzer-ID und des entsprechenden Kennworts verifiziert.

Wenn die SMTP-Authentifizierung in Ihrer Umgebung installiert ist, richten Sie Einstellungen für die Verwendung der SMTP-Authentifizierung ein.

Wählen Sie [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail-Versand (SMTP)] - [Detaileinstellungen] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

Einstellung

Beschreibung

[SMTP-Authentifizierung]

Wenn die SMTP-Authentifizierung verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: AUS).

[SMTP-Authentifizierungsverfahren]

Setzen Sie die SMTP-Authentifizierungsmethode auf EIN.

[Benutzer-ID]

Geben Sie die Benutzer-ID für die SMTP-Authentifizierung ein (max. 64 Zeichen).

[Kennwort]

Geben Sie das Kennwort für die SMTP-Authentifizierung ein (max. 64 Zeichen, außer ").

[Domänenname]

Wenn Digest-MD5 als SMTP-Authentifizierungsmethode verwendet wird, geben Sie den Domänennamen (Realm) ein (max. 253 Zeichen).

Wenn zwei oder mehr Domänen (Realm) vorhanden sind, geben Sie den Domänennamen ein. Wenn nur eine Domäne (Realm) vorhanden ist, ist kein Eintrag erforderlich. Der Domänenname wird beim Kommunikationsaufbau vom E-Mail-Server (SMTP) bezogen und die Kommunikation erfolgt dann automatisch mit diesem Domänennamen.

[Authentifizierungseinstellung]

Wählen Sie aus, ob die SMTP-Authentifizierung mit der Benutzerauthentifizierung dieses Systems synchronisiert werden soll (Standard: [Einstellwert]). Dieses Element ist erforderlich, wenn auf diesem System Benutzerauthentifizierung aktiviert ist.

  • [Benutzerauthentifizierung]: Verwendet die Benutzerauthentifizierung des registrierten Benutzers dieses Systems als Authentifizierungsinformationen für die SMTP-Authentifizierung.

  • [Einstellwert]: Verwendet die in [Benutzer-ID] und [Kennwort] eingegebenen Werte. Wenn die SMTP-Authentifizierung nicht erfolgreich durchgeführt wird, weil der Benutzer, der eine E-Mail sendet, nicht dem unter [Benutzer-ID] angegebenen Benutzer entspricht, setzen Sie [Absenderadresseinstellung] auf EIN und geben dann die E-Mail-Adresse ein, die als [Absenderadresse] verwendet werden soll. Wenn die [Absenderadresseinstellung] auf AUS gesetzt ist, wird die E-Mail-Adresse des Administrators dieses Systems als Absenderadresse verwendet.

POP-vor-SMTP-Authentifizierung verwenden

Die POP-vor-SMTP-Authentifizierung ist eine Funktion, die vor der E-Mail-Übertragung eine POP-Authentifizierung mit dem E-Mail-Server (POP) durchführt und die die E-Mail-Übertragung nur bei erfolgreicher Authentifizierung erlaubt.

Wenn die POP-vor-SMTP-Authentifizierung in Ihrer Umgebung installiert ist, richten Sie Einstellungen für die Verwendung der POP-vor-SMTP-Authentifizierung ein.

  1. Wählen Sie [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail-Versand (SMTP)] - [Detaileinstellungen] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

    Einstellung

    Beschreibung

    [POP vor SMTP]

    Wenn die POP-vor-SMTP-Authentifizierung verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: AUS).

    • [POP-vor-SMTP-Zeit]: Ändern Sie ggf. die Wartezeit bis zum Start der E-Mail-Übertragung nach erfolgreicher POP-Authentifizierung (Standard: [5] Sek.). Je nach Umgebung kann es etwas dauern, bevor die E-Mail-Übertragung nach erfolgreicher POP-Authentifizierung erlaubt wird. Wenn in diesem Fall eine zu kurze Wartezeit eingegeben wird, kann die E-Mail-Übertragung fehlschlagen.

  2. Wählen Sie [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail-Empfang (POP)] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

    Einstellung

    Beschreibung

    [E-Mail-Empfangseinstellung]

    Wenn E-Mails auf diesem System empfangen werden sollen, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: EIN).

    [POP-Serveradresse]

    Geben Sie die Adresse Ihres E-Mail-Servers (POP) ein. Verwenden Sie eines der folgenden Formate.

    • Eingabebeispiel für den Hostnamen: "host.beispiel.com"

    • Eingabebeispiel für die IP-Adresse (IPv4): "192.168.1.1"

    • Eingabebeispiel für die IP-Adresse (IPv6): "fe80::220:6bff:fe10:2f16"

    [Anmeldename]

    Geben Sie den Anmeldenamen für die POP-Authentifizierung ein (max. 63 Zeichen).

    [Kennwort]

    Geben Sie das Kennwort für die POP-Authentifizierung ein (max. 15 Zeichen).

    [Verbindungstimeout]

    Ändern Sie ggf. die Timeout-Zeit, um die Kommunikation mit dem E-Mail-Server (POP) zu beschränken (Standard: [30] Sek.).

    [Portnummer]

    Ändern Sie ggf. die Portnummer des E-Mail-Servers (POP) (Standard: [110]).

  3. Richten Sie die Einstellungen für "POP over SSL" und die APOP-Einstellungen entsprechend Ihrer Umgebung ein. Wählen Sie [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail-Empfang (POP)] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

    Einstellung

    Beschreibung

    [APOP-Authentifizierung]

    Wenn die APOP-Authentifizierung verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: AUS).

    [SSL aktivieren]

    Wenn die SSL-Kommunikation verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: AUS).

    • [Portnummer (SSL)]: Ändern Sie ggf. die Portnummer für die SSL-Kommunikation (Standard: [995]).

    [Zertifikatverifizierungseinstellungen]

    Wählen Sie für die Validierung des Zertifikats während der SSL-Kommunikation die Elemente, die verifiziert werden sollen.

    • [Ablaufdatum]: Überprüfen Sie, ob das Zertifikat noch gültig ist (Standard: EIN).

    • [CN]: Damit wird überprüft, ob der CN (Aliasname) des Zertifikats der Serveradresse entspricht (Standard: AUS).

    • [Schlüsselnutzung]: Damit wird überprüft, ob das Zertifikat entsprechend dem vorgesehenen, vom Zertifikataussteller genehmigten Zweck verwendet wird (Standard: AUS).

    • [Kette]: Hier ist zu bestätigen, ob ein Problem bezüglich der Zertifikatkette (des Zertifikatpfads) besteht. Die Kette wird durch Verweis auf die auf diesem System verwalteten externen Zertifikate validiert (Standard: AUS).

    • [Ablaufdatum Bestätigung]: Damit wird überprüft, ob das Zertifikat abgelaufen ist (Standard: AUS). Die Bestätigung des Ablaufdatums erfolgt in der Reihenfolge OCSP-Service (Online Certificate Status Protocol) und dann CRL (Certificate Revocation List).

  • Zertifikat des Peer verifizieren (Hier)

S/MIME verwenden

S/MIME ist ein E‑Mail-Verschlüsselungssystem. Bei Verwendung von S/MIME wird eine von diesem System gesendete E-Mail verschlüsselt, um zu verhindern, dass sie während der Übertragung von einem Dritten abgefangen wird. Darüber hinaus gibt die Einbindung einer digitalen Signatur in eine E-Mail Sicherheit im Hinblick auf die Authentizität des Absenders. Zudem wird damit bestätigt, dass die E-Mail nicht gefälscht wurde.

Wenn S/MIME in Ihrer Umgebung installiert ist, konfigurieren Sie die Einstellungen für die Verwendung von S/MIME.

  1. Registrieren Sie ein Zertifikat, das für die E-Mail-Verschlüsselung bis zum Ziel der E-Mail-Übertragung verwendet wird (Hier).

  2. Registrieren Sie das Zertifikat dieses Systems, das als digitale Signatur an E-Mails angehängt werden soll (Hier).

  3. Wählen [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [S/MIME] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

    Einstellung

    Beschreibung

    [S/MIME-Kommunikationseinstellung]

    Wenn S/MIME verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: AUS).

    Zur Auswahl von EIN muss die E-Mail-Adresse des Zertifikats für dieses System der E-Mail-Adresse des Administrators entsprechen.

    [Digitale Signatur]

    Wenn beim Versand von E-Mails eine digitale Signatur hinzugefügt werden soll, wählen Sie die entsprechende Methode aus (Standard: [Nie unterzeichnen]).

    • [Nie unterzeichnen]: Fügt keine Signatur hinzu.

    • [Immer unterzeichnen]: Fügt die Signatur immer hinzu. Die digitale Signatur wird automatisch hinzugefügt, ohne dass vor dem Senden der E-Mail eine spezielle Einstellung vorgenommen werden muss.

    • [Auswahl beim Senden]: Der Benutzer muss vor dem Senden einer E-Mail auswählen, ob eine digitale Signatur hinzugefügt werden soll.

    [Typ der digitalen Signatur]

    Wählen Sie zum Hinzufügen einer digitalen Signatur beim Versand von E-Mails die entsprechende Authentifizierungsmethode aus (Standard: [SHA-1]).

    [Verschlüsselungsmethode für E-Mail-Text]

    Geben Sie die Methode für die Verschlüsselung des E-Mail-Nachrichtentexts an (Standard: [3DES]).

    [Automatischer Zertifikatabruf]

    Legen Sie fest, ob die digitale Signatur (Benutzerzertifikat) automatisch von der auf diesem System empfangenen E-Mail bezogen werden soll (Standard: [AUS]).

    Das abgerufene Zertifikat wird zusätzlich in der E-Mail-Adresse registriert, die mit der im Zertifikat beschriebenen E-Mail-Adresse übereinstimmt.

    [S/MIME-Info drucken]

    Legen Sie fest, ob die S/MIME-Informationen gedruckt werden sollen, wenn dieses System eine S/MIME-verschlüsselte E-Mail empfängt (Standard: [AUS]).

    [Zertifikatverifizierungseinstellungen]

    Wenn Sie das abgerufene Zertifikat verifizieren, während [Automatischer Zertifikatabruf] auf [Ein] gesetzt ist, wählen Sie das zu verifizierende Element aus.

    • [Ablaufdatum]: Überprüfen Sie, ob das Zertifikat noch gültig ist (Standard: EIN).

    • [Schlüsselnutzung]: Damit wird überprüft, ob das Zertifikat entsprechend dem vorgesehenen, vom Zertifikataussteller genehmigten Zweck verwendet wird (Standard: AUS).

    • [Kette]: Damit wird überprüft, ob ein Problem bezüglich der Zertifikatkette (des Zertifikatpfads) besteht (Standard: AUS). Die Kette wird durch Verweis auf die auf diesem System verwalteten externen Zertifikate validiert.

    • [Ablaufdatum Bestätigung]: Damit wird überprüft, ob das Zertifikat abgelaufen ist (Standard: AUS). Die Bestätigung des Ablaufdatums erfolgt in der Reihenfolge OCSP-Service (Online Certificate Status Protocol) und dann CRL (Certificate Revocation List).

  • Wenn Sie die S/MIME-Funktion verwenden, wird die E-Mail-Adresse des Administrators (E-Mail-Adresse des Zertifikats dieses Systems) als Absenderadresse verwendet.

"Scan to Me"-Funktion verwenden

Registrieren Sie für die Verwendung der "Scan to Me"-Funktion eine E-Mail-Adresse in den Registrierungsinformationen des Benutzers.

Diese Option ist verfügbar, wenn die MFP-Authentifizierung oder die Authentifizierung über einen externen Server auf diesem System installiert ist.

Wählen Sie [Ben.authentifizier./Kostenst.] - [Einstellung für die Benutzerauthentifizierung] - [Benutzerregistrierung] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

Einstellung

Beschreibung

[E-Mail-Adresse]

Geben Sie die E‑Mail-Adresse des Benutzers ein (max. 320 Zeichen, ohne Leerzeichen).

  • Wenn Active Directory als Authentifizierungsserver verwendet wird, registrieren Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers in Active Directory.

  • Daten an die eigene Adresse senden (Scan to Me) (Hier)

"Scan zur URL"-Funktion verwenden

Richten Sie die Einstellungen für die Verwendung der "Scan zur URL"-Funktion ein.

Diese Option ist verfügbar, wenn die MFP-Authentifizierung oder die Authentifizierung über einen externen Server auf diesem System installiert ist.

  1. Wählen Sie [Ben.authentifizier./Kostenst.] - [Einstellung für die Benutzerauthentifizierung] - [Benutzerregistrierung] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

    Einstellung

    Beschreibung

    [E-Mail-Adresse]

    Geben Sie die E‑Mail-Adresse des Benutzers ein (max. 320 Zeichen, ohne Leerzeichen).

  2. Wählen Sie [Ben.authentifizier./Kostenst.] - [Einstellung für die Benutzerauthentifizierung] - [Aktivierungseinstellung für die URL-Anzeige] im Administratormodus von Web Connection (oder unter [Bedienerprogramm] - [Administrator] dieses Systems) und richten Sie die folgenden Einstellungen ein.

    Einstellung

    Beschreibung

    [Aktivierungseinstellung für die URL-Anzeige]

    Wenn die Funktion "Scan zur URL" verwendet werden soll, setzen Sie diese Option auf EIN (Standard: EIN).

  • Download-URL an die eigene Adresse senden (Scan zur URL) (Hier)