Einrichten der Umgebung für "In E-Mail scannen"

Überblick

Mit der Funktion "In E-Mail scannen" werden die auf diesem System gescannten Originaldaten als E-Mail-Anhang versendet.

Da dieses System die S/MIME- und SSL/TLS-Verschlüsselung sowie die POP-vor-SMTP-Authentifizierung unterstützt, ist höchste Sicherheit gewährleistet.

Wenn zur Benutzerverwaltung der LDAP-Server oder Active Directory verwendet wird, können Sie vom Server nach der E-Mail-Adresse suchen oder diese angeben.

Wenn Sie die Funktion "In E-Mail scannen" verwenden möchten, richten Sie die entsprechenden Einstellungen gemäß der hier beschriebenen Vorgehensweise ein.

  1. Konfigurieren Sie Einstellungen für die Verbindung zum Netzwerk, z. B. die IP-Adresse dieses Systems.

    zusätzliche ErläuterungAusführliche Informationen zum Einrichten der Einstellung finden Sie unter [Einrichten der Netzwerkeinstellungen] .

  2. Einrichten der Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen"

    zusätzliche ErläuterungAusführliche Informationen zum Einrichten der Einstellung finden Sie unter [Einrichten der Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen"] .

  3. Legen Sie die folgenden Optionen entsprechend Ihrer Umgebung fest.

    Zweck

    Referenz

    Mit dem E-Mail-Server über SSL/TLS kommunizieren

    [SSL/TLS-Kommunikation verwenden]

    SMTP-Authentifizierung beim Senden von E-Mails verwenden

    [SMTP-Authentifizierung verwenden]

    POP-vor-SMTP-Authentifizierung beim Senden von E-Mails verwenden

    [POP-vor-SMTP-Authentifizierung verwenden]

    Hinzufügen einer digitalen Signatur durch die Verschlüsselung von E-Mails per S/MIME

    [S/MIME verwenden]

    Mit dem LDAP-Server oder Active Directory nach einer E-Mail-Adresse suchen

    [Suchen nach einem Ziel mit dem LDAP-Server]

Reference
  • Wenn die Benutzerauthentifizierung auf diesem System aktiviert ist, steht die "Scan to Me"-Funktion zur Verfügung, mit der der angemeldete Benutzer E-Mails einfach an die eigene Adresse senden kann. Ausführliche Informationen finden Sie [Senden von Daten an die eigene Adresse (Scan to Me)] .

Einrichten der Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen"

Registrieren Sie die Adresse des E-Mail-Servers (SMTP) und die E-Mail-Adresse des Administrators.

  1. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [E‑Mail senden]

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um E-Mails zu übertragen.

    Standardmäßig ist [EIN] (ausgewählt) angegeben.

    [In E-Mail scannen]

    Wählen Sie [EIN], um die Funktion "In E-Mail scannen" zu verwenden.

    [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.

    [E‑Mail-Benachricht.]

    Wenn eine Warnung auf diesem System angezeigt wird, z. B. zum Nachfüllen von Papier, zum Austausch der Tonerkartusche oder zu einem Papierstau, kann sie an eine registrierte E-Mail-Adresse gesendet werden. Ausführliche Informationen finden Sie [Senden einer Systemstatus-Benachrichtigung per E-Mail] .

    [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Benachrichtigung über Gesamtzähler]

    Legen Sie fest, ob die Funktion für die Gesamtzählerbenachrichtigung verwendet werden soll. Mit dieser Funktion können Sie die von diesem System verwalteten Zählerinformationen an die registrierte E-Mail-Adresse senden. Ausführliche Informationen finden Sie [Senden der Zählerinformationen des Systems per E-Mail] .

    [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.

    [SMTP-Serveradresse]

    Geben Sie die Adresse Ihres E-Mail-Servers (SMTP) ein.

    Verwenden Sie eines der folgenden Formate.

    • Eingabebeispiel für einen Hostnamen: "host.beispiel.com"

    • Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv4): "192.168.1.1"

    • Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv6): "fe80::220:6bff:fe10:2f16"

    [Anschlussnummer]

    Ändern Sie ggf. die Anschlussnummer des E-Mail-Servers (SMTP).

    Unter normalen Umständen können Sie die Original-Anschlussnummer verwenden.

    [25] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Verbindungs-Timeout]

    Ändern Sie ggf. das Zeitlimit für eine Kommunikation mit dem E-Mail-Server (SMTP).

    [60] Sek. ist standardmäßig ausgewählt.

    [Übertragungsmethode für die Reduzierung der Serverlast]

    Wählen Sie die Sendemethode für die Reduzierung der Last des E-Mail-Servers (SMTP).

    • [Binärdatenaufteilung]: Teilt eine E-Mail basierend auf der Einstellung für die [Größe für die Binärdatenaufteilung] auf, wenn eine große E-Mail gesendet wird.

    • [Scanübertragung anhalten, wenn Obergrenze überschritten wird]: Hält den Versand einer E-Mail an, wenn ihre Größe den unter [Serverkapazitätslimit] angegebenen Maximalwert überschreitet.

    • [Scanübertragung per Download-URL nur erlauben, wenn Obergrenze überschritten wird]: Sendet die Download-URL an die als Ziel angegebene E-Mail-Adresse, ohne Dateien anzuhängen, wenn die Größe der E-Mail den unter [Serverkapazitätslimit] angegebenen Maximalwert überschreitet.

    • [Scanübertragung immer per Download-URL]: Sendet die Download-URL an die als Ziel angegebene E-Mail-Adresse, ohne Dateien anzuhängen.

    [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Größe für die Binärdatenaufteilung]

    Geben Sie die Größe für die Aufteilung einer E-Mail ein, wenn [Binärdatenaufteilung] unter [Übertragungsmethode für die Reduzierung der Serverlast] ausgewählt ist.

    [Max. E‑Mail-Größe]

    Geben Sie die für den E-Mail-Server (SMTP) zulässige maximale E-Mail-Größe ein, wenn [Scanübertragung anhalten, wenn Obergrenze überschritten wird] oder [Scanübertragung per Download-URL nur erlauben, wenn Obergrenze überschritten wird] unter [Übertragungsmethode für die Reduzierung der Serverlast] ausgewählt ist. Wählen Sie [Begrenzung] unter [Max. E-Mail-Größe] und geben Sie dann die für den E-Mail-Server (SMTP) zulässige maximale E-Mail-Größe unter [Serverkapazitätslimit] ein.

    [Keine Begrenzung] ist standardmäßig ausgewählt.

  2. Wählen Sie im Administratormodus [Systemeinstellungen] - [Geräteeinstellung] und geben Sie die [E-Mail-Adresse] des Administrators dieses Systems unter E-Mail-Adresse ein (max. 128 Zeichen, außer Leerzeichen).

    zusätzliche ErläuterungDie hier eingegebene E-Mail-Adresse wird als Absenderadresse (Von-Adresse) der E-Mails verwendet, die über dieses System gesendet werden.

Tips
  • Die E-Mail-Absenderadresse kann bei Bedarf vor dem Versand der E-Mail im Touch Display geändert werden.

  • Wenn die Benutzerauthentifizierung auf diesem System aktiviert ist, wird die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers als E-Mail-Absenderadresse verwendet.

SSL/TLS-Kommunikation verwenden

Verschlüsseln Sie die Kommunikation zwischen diesem System und dem E-Mail-Server (SMTP) mit SSL oder TLS. Dieses System unterstützt SMTP over SSL und Start-TLS.

Konfigurieren Sie die Einstellung, wenn Ihre Umgebung SSL/TLS-verschlüsselte Kommunikation mit dem E-Mail-Server voraussetzt.

Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

Einstellungen

Beschreibung

[SSL/TLS verwenden]

Wählen Sie die Methode zur Verschlüsselung der Kommunikation mit dem E-Mail-Server (SMTP) aus.

Wählen Sie entsprechend Ihrer Umgebung [SMTP over SSL] oder [Start-TLS] aus.

[AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

[Anschlussnummer]

Wenn Sie [Start-TLS] bei [SSL/TLS verwenden] auswählen, ändern Sie ggf. die Kommunikationsanschlussnummer.

Unter normalen Umständen können Sie die Original-Anschlussnummer verwenden.

[25] ist standardmäßig ausgewählt.

[Anschlussnummer (SSL)]

Wenn Sie [SMTP over SSL] bei [SSL/TLS verwenden] auswählen, ändern Sie ggf. die SSL-Kommunikationsanschlussnummer.

Unter normalen Umständen können Sie die Original-Anschlussnummer verwenden.

[465] ist standardmäßig ausgewählt.

[Zertifikatverifizierungseinstellungen]

Wenn Sie das Zertifikat überprüfen wollen, wählen Sie die zu prüfenden Elemente aus.

Wenn Sie bei den einzelnen Elementen [Bestätigen] auswählen, wird das Zertifikat für die entsprechenden Elemente überprüft.

[Gültigkeitsdauer]

Prüfen Sie, ob das Zertifikat noch gültig ist.

[Bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

[CN]

Prüfen Sie, ob der CN (Aliasname) des Zertifikats mit der Serveradresse übereinstimmt.

[Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

[Schlüsselnutzung]

Prüfen Sie, ob das Zertifikat gemäß dem vom Zertifikatsaussteller genehmigten Zweck verwendet wird.

[Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

[Kette]

Prüfen Sie, ob in der Zertifikatskette (Zertifikatspfad) ein Problem besteht.

Die Kette wird durch Verweis auf die auf diesem System verwalteten externen Zertifikate validiert.

[Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

[Ablaufdatum Bestätigung]

Prüfen Sie, ob das Zertifikat abgelaufen ist.

Prüfen Sie in der folgenden Reihenfolge auf Ablauf des Zertifikats.

  • OCSP-Service (Online Certificate Status Protocol)

  • Zertifikatswiderrufliste

[Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

Reference
  • Wählen Sie im Administratormodus [Sicherheit] - [Zertifikat-Überprüfungseinstellungen] aus und konfigurieren Sie dann, ob das Zertifikat überprüft werden soll. Das Zertifikat wird standardmäßig überprüft. Ausführliche Informationen finden Sie [Überprüfen eines Zertifikats für den Peer] .

SMTP-Authentifizierung verwenden

Konfigurieren Sie die Einstellung, wenn innerhalb Ihrer Umgebung eine SMTP-Authentifizierung für den Versand von E-Mails erforderlich ist.

Wenn SMTP-Authentifizierung verwendet wird, werden bei der E-Mail-Übertragung die Benutzer-ID und das Kennwort von diesem System gesendet, um die Authentifizierung durchzuführen.

Um SMTP-Authentifizierung zu verwenden, aktivieren Sie die SMTP-Authentifizierung auf diesem System. Geben Sie darüber hinaus die für die Authentifizierung erforderlichen Informationen ein.

Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

Einstellungen

Beschreibung

[SMTP-Authentifizierung]

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um SMTP-Authentifizierung zu verwenden.

Legen Sie unter [SMTP-Auth.Methode] fest, ob die SMTP-Authentifizierung für alle unten angegebenen Authentifizierungsmethoden verwendet werden soll.

  • Kerberos

  • NTLMv1

  • Digest-MD5

  • CRAM-MD5

  • LOGIN

  • PLAIN

Standardmäßig ist [AUS] (nicht ausgewählt) angegeben.

[Benutzer-ID]

Geben Sie die Benutzer-ID für die SMTP-Authentifizierung ein (max. 64 Zeichen).

[Kennwort]

Geben Sie das Kennwort für den in [Benutzer-ID] eingegebenen Benutzernamen ein (max. 64 Zeichen, ohne ").

Um das Kennwort einzugeben (zu ändern), aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Das Kennwort wurde geändert.] und geben Sie dann ein neues Kennwort ein.

[Domänenname]

Geben Sie den Domänennamen (Bereich) für die SMTP-Authentifizierung ein (max. 253 Zeichen).

Dieses Element ist erforderlich, wenn Digest-MD5 als SMTP-Authentifizierungsmethode verwendet wird.

  • Geben Sie den Domänennamen ein, wenn mindestens zwei Domänen (Bereiche) vorhanden sind.

  • Wenn nur eine Domäne (Bereich) vorhanden ist, ist kein Eintrag erforderlich. Der Domänenname wird beim Kommunikationsaufbau vom E-Mail-Server (SMTP) bezogen und die Kommunikation erfolgt dann automatisch mit diesem Domänennamen.

[Authentifizierungseinstellung]

Wählen Sie aus, ob die SMTP-Authentifizierung mit der Benutzerauthentifizierung dieses Systems synchronisiert werden soll. Dieses Element ist erforderlich, wenn auf diesem System Benutzerauthentifizierung aktiviert ist.

  • [Benutzerauthentifizierung]: Verwendet den Benutzernamen und das Kennwort des registrierten Benutzers dieses Systems als [Benutzer-ID] und [Kennwort] für die SMTP-Authentifizierung.

  • [Wert eingeben]: Verwendet die in [Benutzer-ID] und [Kennwort] eingegebenen Werte. Wenn die SMTP-Authentifizierung nicht erfolgreich durchgeführt wird, weil der Benutzer, der eine E-Mail sendet, nicht dem unter [Benutzer-ID] angegebenem Benutzer entspricht, wählen Sie [Festgelegt] unter [Einstellung Absenderadresse] und geben dann die E--Mail-Adresse ein, die als [Absenderadresse] verwendet werden soll. Wenn Sie [Nicht einstellen] in der [Envelope-From Einstellung] auswählen, wird die E-Mail-Adresse des Administrators dieses Systems als Absenderadresse verwendet. Ausführliche Informationen über die E-Mail-Adresse des Administrators dieses Systems finden Sie unter [Registrieren von Systeminformationen] .

Standardmäßig ist [Wert eingeben] ausgewählt.

POP-vor-SMTP-Authentifizierung verwenden

Konfigurieren Sie die Einstellung, wenn innerhalb Ihrer Umgebung eine POP-vor-SMTP-Authentifizierung für den Versand von E-Mails erforderlich ist.

Die POP-vor-SMTP-Authentifizierung ist eine Funktion, die vor der E-Mail-Übertragung eine POP-Authentifizierung mit dem E-Mail-Server (POP) durchführt und die die E-Mail-Übertragung nur bei erfolgreicher Authentifizierung erlaubt.

Um POP-vor-SMTP-Authentifizierung zu verwenden, aktivieren Sie die POP-vor-SMTP-Authentifizierung auf diesem System. Konfigurieren Sie darüber hinaus Einstellungen für die Verbindung zum E-Mail-Server (POP), der für die Authentifizierung verwendet wird.

  1. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [POP vor SMTP]

    Wählen Sie [EIN] aus, um POP vor SMTP zu verwenden.

    [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Zeit POP vor SMTP]

    Ändern Sie ggf. die Wartezeit bis zum Start der E-Mail-Übertragung nach erfolgreicher POP-Authentifizierung.

    Je nach Umgebung kann es etwas dauern, bevor die E-Mail-Übertragung nach erfolgreicher POP-Authentifizierung erlaubt wird. Wenn in diesem Fall eine zu kurze Wartezeit eingegeben wird, kann die E-Mail-Übertragung fehlschlagen.

    [5] Sek. ist standardmäßig ausgewählt.

  2. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail empfangen (POP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [E‑Mail Empfang]

    Wählen Sie [EIN] aus, um POP vor SMTP zu verwenden.

    [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Hostadresse]

    Geben Sie die Adresse Ihres E-Mail-Servers (POP) ein.

    Verwenden Sie eines der folgenden Formate.

    • Eingabebeispiel für einen Hostnamen: "host.beispiel.com"

    • Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv4): "192.168.1.1"

    • Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv6): "fe80::220:6bff:fe10:2f16"

    [Anmeldename]

    Geben Sie den Anmeldenamen zum Empfang von E-Mails ein, wenn der E-Mail-Server (POP) verwendet wird (max. 63 Zeichen).

    [Kennwort]

    Geben Sie das Kennwort für den in Anmeldename eingegebenen [Benutzernamen] ein (max. 15 Zeichen).

    Um das Kennwort einzugeben (zu ändern), aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Das Kennwort wurde geändert.] und geben Sie dann ein neues Kennwort ein.

    [Verbindungs-Timeout]

    Ändern Sie ggf. das Zeitlimit für eine Kommunikation mit dem E-Mail-Server (POP).

    [30] Sek. ist standardmäßig ausgewählt.

    [Anschlussnummer]

    Ändern Sie ggf. die Anschlussnummer des E-Mail-Servers (POP).

    Unter normalen Umständen können Sie die Original-Anschlussnummer verwenden.

    [110] ist standardmäßig ausgewählt.

  3. Definieren Sie die Einstellungen für POP über SSL und APOP entsprechend Ihrer Umgebung. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail empfangen (POP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [APOP]

    Wenn Sie bei Ihrem E-Mail-Server (POP) APOP verwenden, wählen Sie [EIN] aus.

    [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

    [SSL/TLS verwenden]

    Wenn Sie SSL zur Verschlüsselung der Kommunikation mit dem E-Mail-Server (POP) verwenden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

    Standardmäßig ist [AUS] (nicht ausgewählt) angegeben.

    [Anschlussnummer (SSL)]

    Ändern Sie gegebenenfalls die Anschlussnummer für die SSL-Kommunikation.

    Unter normalen Umständen können Sie die Original-Anschlussnummer verwenden.

    [995] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Zertifikatverifizierungseinstellungen]

    Wenn Sie das Zertifikat überprüfen wollen, wählen Sie die zu prüfenden Elemente aus.

    Wenn Sie bei den einzelnen Elementen [Bestätigen] auswählen, wird das Zertifikat für die entsprechenden Elemente überprüft.

    [Gültigkeitsdauer]

    Prüfen Sie, ob das Zertifikat noch gültig ist.

    [Bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

    [CN]

    Prüfen Sie, ob der CN (Aliasname) des Zertifikats mit der Serveradresse übereinstimmt.

    [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

    [Schlüsselnutzung]

    Prüfen Sie, ob das Zertifikat gemäß dem vom Zertifikatsaussteller genehmigten Zweck verwendet wird.

    [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

    [Kette]

    Prüfen Sie, ob in der Zertifikatskette (Zertifikatspfad) ein Problem besteht.

    Die Kette wird durch Verweis auf die auf diesem System verwalteten externen Zertifikate validiert.

    [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

    [Ablaufdatum Bestätigung]

    Prüfen Sie, ob das Zertifikat abgelaufen ist.

    Prüfen Sie in der folgenden Reihenfolge auf Ablauf des Zertifikats.

    • OCSP-Service (Online Certificate Status Protocol)

    • Zertifikatswiderrufliste

    [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

Reference
  • Wählen Sie im Administratormodus [Sicherheit] - [Zertifikat-Überprüfungseinstellungen] aus und konfigurieren Sie dann, ob das Zertifikat überprüft werden soll. Das Zertifikat wird standardmäßig überprüft. Ausführliche Informationen finden Sie [Überprüfen eines Zertifikats für den Peer] .

S/MIME verwenden

S/MIME ist eine Methode für die E-Mail-Verschlüsselung. Mit dieser Methode können Sie Funktionen für die E-Mail-Verschlüsselung und für digitale Signaturen nutzen, um ein Abfangen von E-Mails oder das Vortäuschen eines anderen Absenders (Spoofing) zu vermeiden.

Zur Verwendung von S/MIME müssen Sie ein Zertifikat auf diesem System registrieren. Außerdem müssen Sie S/MIME auf diesem System aktivieren.

VoraussetzungDie Festplatte ist in manchen Regionen als Sonderzubehör erhältlich. Zur Verwendung dieser Funktion wird die optionale Festplatte benötigt.

  1. Registrieren Sie ein Zertifikat, das für die E-Mail-Verschlüsselung bis zum Ziel der E-Mail-Übertragung verwendet wird.

    zusätzliche ErläuterungAusführliche Informationen finden Sie [Registrieren von E-Mail-Adressen] .

  2. Registrieren Sie das Zertifikat dieses Systems, das als digitale Signatur an E-Mails angehängt werden soll.

    zusätzliche ErläuterungAusführliche Informationen finden Sie [Erstellen eines Zertifikats für dieses System für die Kommunikation über SSL] .

  3. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [S/MIME] aus und konfigurieren Sie dann die folgenden Einstellungen.

    Einstellungen

    Beschreibung

    [S/MIME-Komm.-Einstellungen]

    Wählen Sie [EIN] aus, um S/MIME zu verwenden.

    Zur Auswahl von [EIN] muss die E-Mail-Adresse des Zertifikats für dieses System der E-Mail-Adresse des Administrators entsprechen.

    [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.

    [Digitale Signatur]

    Wenn Sie beim Senden von E-Mails eine digitale Signatur hinzufügen wollen, wählen Sie die entsprechende Methode aus.

    • [Normalerweise unterzeichnen]: Fügt die Signatur immer hinzu. Die digitale Signatur wird automatisch hinzugefügt, ohne dass vor dem Senden der E-Mail eine spezielle Einstellung vorgenommen werden muss.

    • [Auswahl beim Senden]: Der Benutzer muss vor dem Senden einer E-Mail auswählen, ob eine digitale Signatur hinzugefügt werden soll.

    • [Normalerweise nicht unterzeichnen]: Fügt keine Signatur hinzu.

    Standardmäßig ist [Normalerweise nicht] unterzeichnen ausgewählt.

    [Typ der digitalen Signatur]

    Zum Hinzufügen einer digitalen Signatur beim Versand von E-Mails wählen Sie einen Typ der digitalen Signatur.

    [SHA-1] ist standardmäßig ausgewählt.

    [E‑Mail-Text-Verschlüss.methode]

    Wählen Sie eine Methode für die E-Mail-Verschlüsselung.

    Standardmäßig ist [3DES] ausgewählt.

Tips
  • Wenn Sie die S/MIME-Funktion verwenden, wird die E-Mail-Adresse des Administrators (E-Mail-Adresse des Zertifikats dieses Systems) als Absenderadresse verwendet.