Einrichten der Umgebung für "In E-Mail scannen"

Überblick

Mit der Funktion "In E-Mail scannen" werden die auf diesem System gescannten Originaldaten als E-Mail-Anhang versendet.

Da dieses System die S/MIME- und SSL/TLS-Verschlüsselung sowie die POP-vor-SMTP-Authentifizierung unterstützt, ist höchste Sicherheit gewährleistet.

Wenn zur Benutzerverwaltung der LDAP-Server oder Active Directory verwendet wird, können Sie vom Server nach der E-Mail-Adresse suchen oder diese angeben.

Wenn Sie die Funktion "In E-Mail scannen" verwenden möchten, richten Sie die entsprechenden Einstellungen gemäß der hier beschriebenen Vorgehensweise ein.

1. Konfigurieren Sie Einstellungen für die Verbindung zum Netzwerk, z. B. die IP-Adresse dieses Systems.

   • Ausführliche Informationen zum Einrichten der Einstellung finden Sie Hier.

2. Einrichten der Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen"

   • Ausführliche Informationen zum Einrichten der Einstellung finden Sie Hier.

3. Legen Sie die folgenden Optionen entsprechend Ihrer Umgebung fest.

   Zweck	Referenz
   Mit dem E-Mail-Server über SSL/TLS kommunizieren	Hier
   SMTP-Authentifizierung beim Senden von E-Mails verwenden	Hier
   POP-vor-SMTP-Authentifizierung beim Senden von E-Mails verwenden	Hier
   Hinzufügen einer digitalen Signatur durch die Verschlüsselung von E-Mails per S/MIME	Hier
   Mit dem LDAP-Server oder Active Directory nach einer E-Mail-Adresse suchen	Hier

Einrichten der Grundeinstellungen für "In E-Mail scannen"

Registrieren Sie die Adresse des E-Mail-Servers (SMTP) und die E-Mail-Adresse des Administrators.

1. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

   Einstellungen	Beschreibung
   [E‑Mail senden]	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um E-Mails zu übertragen. Standardmäßig ist [EIN] (nicht ausgewählt) angegeben.
   [In E-Mail scannen]	Wählen Sie [EIN], um die Funktion "In E-Mail scannen" zu verwenden. [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.
   [Statusbenachrichtigungsfunktion]	Wenn eine Warnung auf diesem System angezeigt wird, z. B. zum Nachfüllen von Papier, zum Austausch der Tonerkartusche oder zu einem Papierstau usw., kann diese an eine registrierte E-Mail-Adresse gesendet werden. Ausführliche Informationen finden Sie Hier. [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.
   [Benachrichtigung über Gesamtzähler]	Legen Sie fest, ob die Funktion für die Gesamtzählerbenachrichtigung verwendet werden soll. Mit dieser Funktion können Sie die von diesem System verwalteten Zählerinformationen an die registrierte E-Mail-Adresse senden. Ausführliche Informationen finden Sie Hier. [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.
   [SMTP-Serveradresse]	Geben Sie die Adresse Ihres E-Mail-Servers (SMTP) ein. Verwenden Sie eines der folgenden Formate. Eingabebeispiel für einen Hostnamen: "host.beispiel.com" Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv4): "192.168.1.1" Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv6): "fe80::220:6bff:fe10:2f16"
   [Anschlussnummer]	Ändern Sie ggf. die Anschlussnummer des E-Mail-Servers (SMTP). Im Normalfall können Sie die Original-Anschlussnummer verwenden. Standardmäßig ist [25] angegeben.
   [Zeitüberschreitung bei der Verbindung]	Ändern Sie ggf. das Zeitlimit für eine Kommunikation mit dem E-Mail-Server (SMTP). [60] Sek. ist standardmäßig ausgewählt.
   [Max. E‑Mail-Größe]	Wenn Sie die Größe einer aus Ihrer Umgebung gesendeten E-Mail beschränken wollen, wählen Sie [Begrenzung] aus. [Keine Begrenzung] ist standardmäßig ausgewählt.
   [Server-Kapazität]	Wenn Sie [Begrenzung] bei [Max. E-Mail-Größe] auswählen, geben Sie die maximale Größe der E-Mail inklusive Anhänge ein. E-Mails, die größer als die angegebene Größe sind, werden verworfen. Wenn Sie [Binärunterteilung] zur Aufteilung einer E-Mail verwenden, ist diese Einstellung ungültig.
   [Binärunterteilung]	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine E‑Mail zu unterteilen. Die E-Mail wird entsprechend der in [Geteilte E-Mail-Größe] angegebenen Größe aufgeteilt. Dieses Element ist erforderlich, wenn Sie gelegentlich E-Mails senden, die die auf dem E-Mail-Server festgelegte maximale Größe übersteigen. Um eine unterteilte E-Mail zu lesen, muss die Mailsoftware des Empfängers eine Funktion zur Wiederherstellung aufgeteilter E-Mails haben. Mit Mailsoftware ohne Wiederherstellungsfunktion kann eine aufgeteilte E-Mail nicht gelesen werden. Standardmäßig ist [AUS] (nicht ausgewählt) angegeben.
   [Geteilte E-Mail-Größe]	Geben Sie die Größe zur Aufteilung einer E-Mail an. Dieses Element ist erforderlich, wenn [Binärunterteilung] aktiviert ist.

2. Wählen Sie im Administratormodus [Systemeinstellungen] - [Geräteeinstellung] und geben Sie die E-Mail-Adresse des Administrators dieses Systems unter [E-Mail-Adresse] ein (max. 128 Zeichen, außer Leerzeichen).

   • Die hier eingegebene E-Mail-Adresse wird als Absenderadresse (Von-Adresse) der E-Mails verwendet, die über dieses System gesendet werden.

POP-vor-SMTP-Authentifizierung verwenden

Konfigurieren Sie die Einstellung, wenn Ihre Umgebung POP-vor-SMTP-Authentifizierung beim Senden einer E-Mail erfordert.

Die POP-vor-SMTP-Authentifizierung ist eine Funktion, die vor der E-Mail-Übertragung eine POP-Authentifizierung mit dem E-Mail-Server (POP) durchführt und die die E-Mail-Übertragung nur bei erfolgreicher Authentifizierung erlaubt.

Um POP-vor-SMTP-Authentifizierung zu verwenden, aktivieren Sie die POP-vor-SMTP-Authentifizierung auf diesem System. Konfigurieren Sie darüber hinaus Einstellungen für die Verbindung zum E-Mail-Server (POP), der für die Authentifizierung verwendet wird.

1. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail senden (SMTP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

   Einstellungen	Beschreibung
   [POP vor SMTP]	Wählen Sie [EIN] aus, um POP vor SMTP zu verwenden. [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.
   [Zeit POP vor SMTP]	Ändern Sie ggf. die Wartezeit bis zum Start der E-Mail-Übertragung nach erfolgreicher POP-Authentifizierung. Je nach Umgebung kann es etwas dauern, bevor die E-Mail-Übertragung nach erfolgreicher POP-Authentifizierung erlaubt wird. Wenn in diesem Fall eine zu kurze Wartezeit eingegeben wird, kann die E-Mail-Übertragung fehlschlagen. [5] Sek. ist standardmäßig ausgewählt.

2. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail empfangen (POP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

   Einstellungen	Beschreibung
   [E‑Mail Empfang]	Wählen Sie [EIN] aus, um POP vor SMTP zu verwenden. [EIN] ist standardmäßig ausgewählt.
   [Hostadresse]	Geben Sie die Adresse Ihres E-Mail-Servers (POP) ein. Verwenden Sie eines der folgenden Formate. Eingabebeispiel für einen Hostnamen: "host.beispiel.com" Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv4): "192.168.1.1" Eingabebeispiel für eine IP-Adresse (IPv6): "fe80::220:6bff:fe10:2f16"
   [Anmeldename]	Geben Sie den Anmeldenamen zum Empfang von E-Mails ein, wenn der E-Mail-Server (POP) verwendet wird (max. 63 Zeichen).
   [Kennwort]	Geben Sie das Kennwort für den in [Anmeldename] eingegebenen Benutzernamen ein (max. 15 Zeichen). Um das Kennwort einzugeben (zu ändern), aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Das Kennwort wurde geändert.] und geben Sie dann ein neues Kennwort ein.
   [Zeitüberschreitung bei der Verbindung]	Ändern Sie ggf. das Zeitlimit für eine Kommunikation mit dem E-Mail-Server (POP). Standardmäßig ist [30 Sek.] ausgewählt.
   [Anschlussnummer]	Ändern Sie ggf. die Anschlussnummer des E-Mail-Servers (POP). Im Normalfall können Sie die Original-Anschlussnummer verwenden. Standardmäßig ist [110] angegeben.

3. Definieren Sie die Einstellungen für POP über SSL und APOP entsprechend Ihrer Umgebung. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [E-Mail empfangen (POP)] aus und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen.

   Einstellungen		Beschreibung
   [APOP]		Wenn Sie bei Ihrem E-Mail-Server (POP) APOP verwenden, wählen Sie [EIN] aus. [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.
   [SSL/TLS verwenden]		Wenn Sie SSL zur Verschlüsselung der Kommunikation mit dem E-Mail-Server (POP) verwenden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Standardmäßig ist [AUS] (nicht ausgewählt) angegeben.
   	[Anschlussnummer (SSL)]	Ändern Sie gegebenenfalls die Anschlussnummer für die SSL-Kommunikation. Im Normalfall können Sie die Original-Anschlussnummer verwenden. Standardmäßig ist [995] angegeben.
   [Zertifikatverifizierungseinstellungen]		Wenn Sie das Zertifikat überprüfen wollen, wählen Sie die zu prüfenden Elemente aus. Wenn Sie bei den einzelnen Elementen [Bestätigen] auswählen, wird das Zertifikat für die entsprechenden Elemente überprüft.
   	[Gültigkeitszeitraum]	Prüfen Sie, ob das Zertifikat noch gültig ist. [Bestätigen] ist standardmäßig angegeben.
   	[CN]	Prüfen Sie, ob der CN (Aliasname) des Zertifikats mit der Serveradresse übereinstimmt. [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.
   	[Schlüsselnutzung]	Prüfen Sie, ob das Zertifikat gemäß dem vom Zertifikatsaussteller genehmigten Zweck verwendet wird. [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.
   	[Kette]	Prüfen Sie, ob in der Zertifikatskette (Zertifikatspfad) ein Problem besteht. Die Kette wird durch Verweis auf die auf diesem System verwalteten externen Zertifikate validiert. [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.
   	[Ablaufdatum Bestätigung]	Prüfen Sie, ob das Zertifikat abgelaufen ist. Prüfen Sie in der folgenden Reihenfolge auf Ablauf des Zertifikats. OCSP-Service (Online Certificate Status Protocol) Zertifikatswiderrufliste [Nicht bestätigen] ist standardmäßig angegeben.

S/MIME verwenden

S/MIME ist eine Methode für die E-Mail-Verschlüsselung. Mit dieser Methode können Sie Funktionen für die E-Mail-Verschlüsselung und für digitale Signaturen nutzen, um ein Abfangen von E-Mails oder das Vortäuschen eines anderen Absenders (Spoofing) zu vermeiden.

Zur Verwendung von S/MIME müssen Sie ein Zertifikat auf diesem System registrieren. Außerdem müssen Sie S/MIME auf diesem System aktivieren.

1. Registrieren Sie ein Zertifikat, das für die E-Mail-Verschlüsselung bis zum Ziel der E-Mail-Übertragung verwendet wird.

   • Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

2. Registrieren Sie das Zertifikat dieses Systems, das als digitale Signatur an E-Mails angehängt werden soll.

   • Ausführliche Informationen finden Sie Hier.

3. Wählen Sie im Administratormodus [Netzwerk] - [E-Mail-Einstellung] - [S/MIME] aus und konfigurieren Sie dann die folgenden Einstellungen.

   Einstellungen	Beschreibung
   [S/MIME-Komm.-Einstellungen]	Wählen Sie [EIN] aus, um S/MIME zu verwenden. Zur Auswahl von [EIN] muss die E-Mail-Adresse des Zertifikats für dieses System der E-Mail-Adresse des Administrators entsprechen. [AUS] ist standardmäßig ausgewählt.
   [Digitale Signatur]	Wenn Sie beim Senden von E-Mails eine digitale Signatur hinzufügen wollen, wählen Sie die entsprechende Methode aus. [Normalerweise unterzeichnen]: Fügt die Signatur immer hinzu. Die digitale Signatur wird automatisch hinzugefügt, ohne dass vor dem Senden der E-Mail eine spezielle Einstellung vorgenommen werden muss. [Auswahl beim Senden]: Der Benutzer muss vor dem Senden einer E-Mail auswählen, ob eine digitale Signatur hinzugefügt werden soll. [Normalerweise nicht unterzeichnen]: Fügt keine Signatur hinzu. Standardmäßig ist [Normalerweise nicht unterzeichnen] ausgewählt.
   [Typ der digitalen Signatur]	Zum Hinzufügen einer digitalen Signatur beim Versand von E-Mails wählen Sie einen Typ der digitalen Signatur. Standardmäßig ist [SHA-1] ausgewählt.
   [E‑Mail-Text-Verschlüss.methode]	Wählen Sie eine Methode für die E-Mail-Verschlüsselung. Standardmäßig ist [3DES] ausgewählt.