Opérations disponibles dans Boîte utilisateur

La boîte utilisateur permet à l'utilisateur d'enregistrer des documents pour les réutiliser ultérieurement.

Les données d'un original lues par la machine peuvent être converties en fichier et enregistrées dans la boîte utilisateur. De même, des données peuvent être archivées dans la boîte utilisateur lorsque l'impression est spécifiée par un PC quelconque sur le réseau. Un fichier archivé dans la boîte utilisateur peut être imprimé ou envoyé à un autre utilisateur.

Si les données d'original fréquemment utilisées sont archivées dans la boîte utilisateur, vous n'avez pas besoin de rechercher le document ou les données lorsqu'elles sont imprimées ou envoyées. Comme vous n'avez pas besoin de faire fonctionner l'imprimante à partir d'un PC, vous pouvez réduire le temps de fonctionnement et améliorer l'efficacité d'exécution de vos tâches.

Les types de boîte utilisateur suivants sont disponibles.

Type

Description

[Publique]

Ceci est la boîte publique dans laquelle tous les utilisateurs peuvent enregistrer des documents et les utiliser. Un mot de passe peut être défini pour chaque boîte afin d'en contrôler l'accès.

Les documents électroniques enregistrés dans la boîte utilisateur publique sont accessibles à tous les utilisateurs qui peuvent ainsi partager les mêmes informations. De même, les utilisateurs n'ont pas besoin de rechercher des documents ou des données ni de faire fonctionner l'imprimante pendant l'impression. Ce qui va permettre à l'utilisateur de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité d'exécution de ses tâches.

Utiliser la fonction Partager fichier SMB vous permet de partager des fichiers sur le réseau dans la Boîte utilisateur publique.

[Perso]

Ceci est une boîte privée et si l'authentification utilisateur est activée, seuls les utilisateurs qui se sont connectés au système peuvent archiver des documents dans la boîte utilisateur privé et utiliser les documents qui y figurent si nécessaire. Parce que cette boîte ne s'affiche pas pour les autres utilisateurs, il n'y a aucun risque que des fichiers importants puissent être supprimés par erreur de la boîte.

Si des documents fréquemment utilisés sont créés dans un format électronique et archivés dans la boîte utilisateur privé, les utilisateurs n'ont pas besoin de rechercher des documents ou des données ni de faire fonctionner l'imprimante depuis un PC pendant l'impression. Ce qui va permettre à l'utilisateur de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité d'exécution de ses tâches.

[Groupe]

Ceci est une boîte utilisateur. Si le Compte Département est activé, seuls les utilisateurs appartenant au même département (ou groupe) peuvent archiver et utiliser les documents dans la boîte Groupe. Cette boîte ne s'affiche pas quand un utilisateur d'un autre département ou un utilisateur public s'est connecté.

Si des documents sont archivés dans la boîte Groupe, tous les utilisateurs de chaque groupe peuvent partager les mêmes informations en accédant à cette boîte.