Cette boîte utilisateur sert à stocker des fichiers envoyés en définissant la fonction ID & imprimer dans le pilote d'imprimante pour imprimer un document depuis un ordinateur quand l'identification utilisateur est activée. Lorsqu'un utilisateur ayant envoyé les données d'impression se connecte sur cette machine et ouvre la boîte utilisateur, il peut afficher un aperçu, imprimer ou supprimer le fichier archivé dans la boîte utilisateur.
Une identification utilisateur est nécessaire pour utiliser les fichiers de cette boîte ; elle est donc utile pour la gestion de documents contenant des informations privées que l'utilisateur ne souhaite pas qu'elles soient vues par d'autres.
Les fichiers stockés dans la boîte ID & Imprimer peuvent être imprimés immédiatement lorsque l'authentification est terminée sur l'écran de cette machine. Cette opération est commode et rapide car l'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir la boîte pour sélectionner un fichier d'impression.