Gestión de la información del destinatario mediante el ordenador (utilizando el listín telefónico)

Registrar destinatarios en el listín telefónico

Si ha registrado los destinatarios que llaman más frecuentemente en el listín telefónico, puede llamar rápidamente al destinatario al enviar un fax. Utilice la ficha [Fax] del controlador del fax para agregar destinatarios a un listín telefónico.

Cuando utilice el listín telefónico por primera vez, cree un archivo de listín telefónico. Cuando utilice el listín telefónico por segunda vez o en otras ocasiones, el archivo de listín telefónico que se ha utilizado anteriormente se abre automáticamente. Cuando cambie el contenido del listín telefónico, el archivo de listín telefónico se sobrescribe con los cambios.

1. En la ficha [Fax], haga clic en [Entrada de listín telefónico...]

2. Seleccione [Lista personal] de la lista de la izquierda y, a continuación, haga clic en [Añadir nuevo...]

3. Introduzca la información del destinatario.

   Configuración	Descripción
   [Nombre]	Introduzca un nombre de destinatario (hasta 80 caracteres). Cuando configure el nombre del destinatario, puede añadir un título a este nombre.
   [Núm. Fax]	Introduzca el número de fax de destino (utilizando 38 dígitos como máximo, los símbolos disponibles son un guión (-), #, *, P y T). Cuando envíe un fax a un país extranjero, introduzca el código del país antes del número de fax.
   [Empresa]	Si es necesario, introduzca el nombre de la empresa del destinatario (utilizando 80 caracteres como máximo).
   [Departamento]	Si es necesario, introduzca el nombre de la organización del destinatario (utilizando 80 caracteres como máximo).
   [ECM]	Desactive la casilla ECM para cancelar el Modo Corrección Errores (ECM). El modo ECM es un modo de corrección de errores definido por la ITU-T (Unión Internacional de Telecomunicaciones). Si las máquinas de fax son compatibles con el ECM, comprueban si hay errores en los datos de fax mientras se comunican entre sí. Las alteraciones en las imágenes producidas por el ruido de la línea telefónica pueden eliminarse. Esta máquina utiliza la comunicación basada en el ECM de manera predeterminada. No obstante, si el nivel de ruido es elevado, la comunicación puede tardar más que cuando no se utiliza la comprobación ECM. Si necesita reducir el tiempo de comunicación, cancele la comprobación de ECM y envíe un fax. No obstante, puede producirse un error de imagen o comunicación en función del valor de la hora de comunicación especificado; por ello, cambie el valor según las condiciones.
   [Modo Transm. Internacional]	Active la casilla [Modo Transm. Internacional] para enviar un fax a un país extranjero. La función Modo transm. al exterior reduce la velocidad de transmisión (velocidad de transferencia de la información) para el envío de un fax. Esto resulta útil para enviar un fax a lugares en los que las condiciones de comunicación son limitadas.
   [Modo V.34]	Desactive la casilla [Modo V.34] para cancelar el modo del protocolo V.34. V.34 es un modo de comunicación que se usa para la comunicación por fax Super G3. Esto permite reducir el tiempo y el coste de la comunicación porque una sola página de un documento A4 se puede enviar en menos de 3 segundos. Esta máquina utiliza el protocolo de comunicación V.34 de manera predeterminada. Esta máquina no puede utilizar el modo de comunicación Super G3 si la máquina o el fax de destino no están conectados a la línea PBX o si la velocidad de la línea de fax es limitada. Si es así, cancele el modo de comunicación V.34.
   [Seleccionar grupo]	Al añadir un destinatario al grupo, seleccione la casilla de verificación de este grupo. También puede añadir un destinatario en varios grupos. Una vez añadido, puede especificar los destinatarios seleccionando su grupo (para difusión). Si envía faxes frecuentemente a miembros determinados, será útil añadirlos a un grupo.

4. Haga clic en [Aceptar].

   Los datos de contacto quedan registrados y visibles en [\\Listín telefónico\Lista personal]. Si ha seleccionado varios grupos para el destinatario, aparecerán en la lista de grupos.

5. Haga clic en [Aceptar].

   La edición del listín telefónico ha terminado. Para crear un listín telefónico, vaya al paso 6.

6. Haga clic en [Sí].

7. Especifique la ubicación de almacenamiento, introduzca el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en [Guardar].

   • Al guardar el listín telefónico por primera vez, se abre la pantalla [Guardar como]. La próxima vez que modifique el listín telefónico, la pantalla [Guardar como] no se abre, pero el archivo de listín telefónico se sobrescribe automáticamente con los cambios.

   El listín telefónico se guarda como un archivo (en formato CSV).