Création d'une Boîte Annotation

La boîte annotation est une boîte qui permet d'ajouter automatiquement la date, l'heure et le numéro d'archivage à un fichier enregistré dans cette boîte lors de son impression ou de son envoi.

Lorsqu'un fichier est lu depuis la boîte annotation et utilisé pour l'impression ou l'envoi à un destinataire, la date, l'heure et une annotation (anciennement déterminée pour la gestion) sont automatiquement ajoutées à l'en-tête ou au pied de page de chaque image. Vous pouvez empêcher toute utilisation non autorisée de documents en créant un document capable d'identifier la date et l'heure de création et le numéro de page série de chaque document.

En mode Administrateur, sélectionnez [Boîte] - [Liste boîtes utilisateur système] - [Nouvel enregistrement] - [Boîte Annotation], puis configurez les réglages suivants.

Paramètres

Description

[N° Bte Ut.]

Numéro d'enregistrement de la boîte. Sélectionnez [Utiliser numéro d'ouverture] pour attribuer automatiquement le numéro le plus petit disponible. Lors de la spécification d'un numéro, sélectionnez [Saisie directe] et saisissez une valeur comprise entre 1 et 999999999.

[Nom Bte Util.]

Saisissez le nom de la boîte utilisateur (20 caractères max.).

Attribuez un nom vous permettant d'identifier aisément la boîte.

[Assigner Mot de passe Boîte]

Lorsque vous interdisez l'utilisation de la boîte utilisateur au moyen d'un mot de passe, sélectionnez cette case à cocher, puis saisissez un mot de passe (64 caractères max., à l'exclusion de ").

[Document à suppression automatique]

Spécifiez la période entre la date/l'heure à laquelle un fichier a été enregistré, dernièrement imprimé ou envoyé depuis une boîte utilisateur et la date/l'heure de sa suppression automatique.

  • [Ne pas supprimer]  : conserve le fichier dans la boîte utilisateur.

  • [Rejeter]  : sélectionnez cette option pour utiliser un document uniquement afin de donner une annotation sans l'enregistrer ou l'utiliser pour la copie.

  • [Spécifier jours]  : sélectionnez le nombre de jours jusqu'à la suppression automatique du fichier.

  • [Spécifier heure]  : saisissez la période avant la suppression automatique du fichier.

[Enumération Décompte format]

Sélectionnez la modalité de numérotation d'un fichier, Par Tâche ou Par Page.

  • [Par Tâche] : ajoute un numéro par fichier. Même si un fichier comprend plusieurs pages, un seul et même numéro est ajouté au fichier constituant une tâche.

  • [Par Page] : ajoute un numéro par page.

[Texte Spécifié]

Selon les besoins, spécifiez le texte fixe, la date et l'heure, et la position d'impression à ajouter à un fichier.

  • [Texte] : ajoutez un texte (40 caractères max.).

  • [Texte numérotat.] : ajout de tout texte au début de l'annotation (20 caractères max.).

  • [Réglage date/heure]  : sélectionnez le format de la date et l'heure.

  • [Position Impress.] : sélectionnez la position d'impression de l'annotation.

  • [Densité] : sélectionnez le contraste des caractères de la date et de l'heure et des annotations à imprimer.

  • [Compteur Format sortie] : sélectionnez le numéro d'annotation.