Cómo se crea una Carpeta de anotación

La carpeta de anotación es una carpeta que se utiliza para añadir automáticamente la fecha, la hora y el número de archivo a un archivo que se guarda en esta carpeta cuando se imprime o se envía.

Cuando un archivo se lee desde la carpeta de usuario de anotación y se utiliza para impresiones o se transmite a un destinatario, la fecha, hora y cualquier anotación realizada (determinados previamente para fines de gestión) se añaden al encabezado o pie de página de cada imagen de forma automática. Puede evitar un uso no autorizado de los documentos creando un documento que pueda identificar la fecha y hora de creación y el número de página de serie de cada documento.

En el modo Administrador, seleccione [Carpeta] - [Lista de buzones de usuario del sistema:] - [Nuevo registro] - [Carpeta de anotación] y, a continuación, configure las siguientes opciones.

Ajustes

Descripción

[Nº carpeta usuario]

Número de registro de la carpeta. Seleccione [Utilizar número inicial] para asignar automáticamente el número más pequeño disponible. Al especificar un número, seleccione [Entrada directa] e introduzca un valor entre 1 y 999999999.

[Nombre carp. usuario]

Introduzca el nombre de la carpeta de usuario (utilizando 20 caracteres como máximo).

Asigne un nombre que le ayude a identificar con facilidad la carpeta de usuario.

[Asignar contraseña de carpeta de usuario]

Al restringir el uso de la carpeta de usuario utilizando una contraseña, seleccione esta casilla de verificación y, a continuación, especifique una contraseña (utilizando 64 caracteres como máximo, excepto ").

[Borrado automático de documentos]

Especifique el periodo desde la fecha/hora en que se guardó, imprimió por última vez o envió un archivo desde una carpeta de usuario hasta la fecha/hora en la que se eliminará automáticamente.

  • [No borrar]: mantiene el archivo en la carpeta de usuario.

  • [No mantener]: seleccione esta opción para utilizar un documento con el fin de incluir una anotación solo sin guardarlo o utilizándolo para copiar.

  • [Especificar días]: seleccione el número de días hasta que el archivo se elimine automáticamente.

  • [Especificar hora]: especifique el período de tiempo antes de que el archivo se elimine automáticamente.

[Recuento]

Seleccione la unidad para añadir un número a un archivo, por tarea o por página.

  • [Por tarea]: añade un número por archivo. Incluso si un archivo consta de varias páginas, se añade un mismo número al archivo como una única tarea.

  • [Por página]: añade un número por página.

[Texto determinado]

Según sea necesario, especifique el texto fijo, la fecha y la hora, y la posición para imprimir que se va a añadir a un archivo.

  • [Campo principal]: añada cualquier texto (utilizando 40 caracteres como máximo).

  • [Campo secundario]: añada cualquier texto al inicio de la anotación (utilizando hasta 20 caracteres).

  • [Config. fecha/hora]: seleccione el formato para la fecha y hora.

  • [Posic. impresión]: seleccione una posición en la que se imprime la anotación.

  • [Densidad]: seleccione la densidad de los caracteres de los datos y la fecha y hora y anotaciones que deben imprimirse.

  • [Tipo de número]: seleccione el número digital de la anotación.