Opérations disponibles dans une boîte système
[Impression sécurisée]
Lorsque vous imprimez un document depuis le PC ou lorsque vous sélectionnez la fonction Impression sécurisée via le pilote d'imprimante, ce fichier de données est archivé dans la boîte Document sécurisé. Une fois que vous avez ouvert la boîte utilisateur, vous pouvez sélectionner un fichier archivé dans la boîte utilisateur et afficher un aperçu, l'imprimer, le renommer ou le supprimer.
L'ID document et le mot de passe sont requis pour imprimer les fichiers archivés dans la boîte Document sécurisé. Après que le fichier a été imprimé, il est automatiquement supprimé. Cette boîte permet de gérer les documents classifiés.
[Réception mémoire]
Lors de la réception d'une télécopie par la fonction Réception mémoire, elle est archivée dans la boîte Réception mémoire. Une fois que vous avez ouvert la boîte utilisateur, vous pouvez sélectionner un fax archivé dans la boîte utilisateur et afficher un aperçu, l'imprimer, le renommer ou le supprimer.
Comme les fax reçus sont forcément archivés dans cette boîte, vous pouvez n'imprimer que les fax requis et réduisez par conséquent les frais d'impression totaux. De même, cela empêche le détournement ou la perte de fax importants et cela augmente donc la sécurité.
Tips
Pour utiliser cette fonction, installez l'option kit Fax sur la machine ou activer la fonction Fax Internet. Pour utiliser la fonction Fax Internet, demandez à votre technicien S.A.V de configurer les réglages. Pour plus de détails, contactez le S.A.V.
[ID et Impression]
Lorsque vous imprimez un document depuis le PC dans l'environnement du système d'authentification utilisateur, les fichiers transférés avec la fonction ID & Imprimer sont stockés dans la boîte utilisateur ID & Imprimer. Lorsqu'un utilisateur ayant envoyé les données d'impression se connecte sur cette machine et ouvre la boîte utilisateur, il/elle peut afficher un aperçu, imprimer ou supprimer le fichier archivé.
Comme une authentification utilisateur est requise pour utiliser un fichier, cette boîte s'avère utile pour gérer des documents contenant des informations privées.
[Bulletin]
Plusieurs documents fax requis pour relève peuvent être archivés dans la Boîte de bulletin d'affichage.
Vous pouvez créer et enregistrer jusqu'à 10 Boîtes de bulletin d'affichage. Une fois que vous avez ouvert la boîte utilisateur, vous pouvez sélectionner un document fax archivé dans la boîte utilisateur et afficher un aperçu, l'imprimer ou le supprimer.
Si une notification et d'autres documents fax sont délibérément enregistrés dans la boîte de bulletin d'affichage et si les numéros de boîte associés sont notifiés aux destinataires, les utilisateurs peuvent sélectionner les documents fax requis qui peuvent être relevés.
Tips- Pour utiliser cette fonction, le Kit fax en option est requis.
[Émission en relève]
Les documents fax requis pour relève sont archivés dans la boîte Émission en relève. Une fois que vous avez ouvert la boîte utilisateur, vous pouvez sélectionner un document fax archivé dans la boîte utilisateur et afficher un aperçu, l'imprimer ou le supprimer.
Si les documents fax sont archivés dans la boîte Émission en relève, les destinataires peuvent être notifiés et recevoir des documents fax depuis cette boîte si nécessaire.
Tips- Pour utiliser cette fonction, le Kit fax en option est requis.
[Annotation]
Lorsqu'un fichier archivé est imprimé ou envoyé à un autre utilisateur, sa date, son heure et toute autre annotation sont automatiquement ajoutés à cette boîte. Une fois que vous avez ouvert la boîte utilisateur, vous pouvez sélectionner un fichier archivé dans la boîte utilisateur et afficher un aperçu, l'imprimer, l'envoyer, le renommer ou le supprimer.
Lorsqu'un fichier est lu depuis la boîte annotation et utilisé pour l'impression ou l'envoi à un destinataire, la date, l'heure et une annotation (anciennement déterminée pour la gestion) sont automatiquement ajoutées à l'en-tête ou au pied de page de chaque image. Vous pouvez empêcher toute utilisation non autorisée de documents en créant un document capable d'identifier la date et l'heure de création et le nombre de pages série de chaque document.
Tips- Cette fonction n'est disponible que si la fonction Navigateur Web est désactivée. Lorsque la Mémoire auxiliaire est installée en option, cette fonction est toujours disponible, indépendamment de l'activation ou désactivation de la fonction Navigateur Web.
[Retransmission]
Lorsque le destinataire est occupé et s'il s'avère impossible d'établir la communication, les documents fax ne pouvant être acheminés sont archivés dans la boîte Retransmission Fax. Une fois que vous avez ouvert la boîte utilisateur, vous pouvez sélectionner un document fax archivé dans la boîte utilisateur et afficher un aperçu, l'imprimer, l'envoyer ou le supprimer.
L'émission du fax sera tentée le nombre de fois défini par la fonction Recomposition auto. En cas d'échec de ces tentatives, le document fax est archivé dans la boîte Retransmission Fax.
Tips- Pour utiliser cette fonction, le Kit fax en option est requis.
[PDF Cryptés MdPass]
Lorsqu'un fichier PDF protégé par mot de passe est imprimé ou archivé dans la boîte utilisateur en recourant à la fonction Impression Directe ou depuis une mémoire USB, le fichier est archivé dans la boîte PDF Crypté Mot de Passe. Une fois que vous avez ouvert la boîte utilisateur, vous pouvez sélectionner un fichier PDF archivé dans la boîte utilisateur et afficher un aperçu et l'imprimer. De même, vous pouvez archiver le fichier ou le supprimer de la boîte.
Lors de l'impression ou de l'enregistrement d'un fichier PDF, il vous faudra saisir un mot de passe défini pour le fichier.
[Mémoire externe]
Cette fenêtre apparaît quand vous insérez un périphérique mémoire USB dans le port USB de cette machine.
Une fois que vous avez ouvert la boîte utilisateur, vous pouvez imprimer un fichier archivé sur une mémoire USB. De même, vous pouvez lire les données originales et les enregistrer directement en tant que fichier sur la mémoire USB. Vous pouvez également déplacer un fichier depuis la mémoire USB vers la boîte Mémoire externe.
[Boîte Relais]
Lorsque vous utilisez cette machine comme machine relais pour la télécopie, la boîte Relais est utilisé comme relais des données.
Si vous utilisez la distribution relais et lorsque vous envoyez un fax à la machine relais, elle distribue le fax à tous les destinataires en cours d'enregistrement dans la boîte utilisateur relais.
Si vous utilisez la diffusion vers des lieux distants, vous pouvez réduire le coût de communication total en utilisant la machine relais.
Tips- Pour utiliser cette fonction, le Kit fax en option est requis.