HomePC-FAXGestione delle informazioni ricevente tramite il computer (Utilizzo della Rubrica telefonica)

Gestione delle informazioni ricevente tramite il computer (Utilizzo della Rubrica telefonica)

Registrare i destinatari nella Rubrica telefonica

Se nella Rubrica telefonica sono stati registrati i destinatari che chiamano di frequente, è possibile chiamare velocemente il destinatario, durante l'invio di un fax. Usare la scheda [FAX] del driver fax per aggiungere destinatari alla Rubrica telefonica.

Quando si utilizza la Rubrica telefonica per la prima volta, creare un file di Rubrica telefonica. Quando si utilizza la Rubrica telefonica per la seconda volta o più, il file di Rubrica telefonica precedentemente utilizzato verrà aperto automaticamente. Quando si modificano i contenuti della Rubrica telefonica, sul file di Rubrica telefonica verranno sovrascritte le modifiche.

  1. Nella scheda [FAX] fare clic su [Rubrica...]

  2. Selezionare [Elenco personale] dall'elenco sulla sinistra, quindi fare clic su [Agg. Nuovo...]

  3. Inserire le informazioni del destinatario.

    Impostazione

    Descrizione

    [Nome]

    Inserire il nome di un destinatario (utilizzando fino a 80 caratteri).

    Quando si imposta il nome del destinatario, è possibile aggiungere un titolo al nome.

    [Numero di fax]

    Inserire il numero di fax del destinatario (utilizzando fino a 38 cifre e i simboli disponibili: trattino ( ), #, *, P e T).

    Quando si invia un fax verso un paese straniero, inserire il prefisso nazionale prima del numero di fax.

    [Nome Società]

    Se necessario, immettere il nome dell'azienda del destinatario (utilizzando fino a 80 caratteri).

    [Ufficio]

    Se necessario, inserire il nome dell'organizzazione del destinatario (utilizzando fino a 80 caratteri).

    [ECM]

    Deselezionare la casella ECM per eliminare il Metodo di Correzione dell'Errore (ECM).

    L'ECM è un modo di correzione errori definito da ITU-T (International Telecommunication Union - Telecommunication Standardization Sector). Se gli apparecchi per il fax supportano l'ECM, essi controlleranno gli errori contenuti nei dati del fax, durante la comunicazione reciproca. È possibile eliminare le immagini alterate dovute al rumore della linea telefonica.

    La macchina utilizza la comunicazione su base ECM, come impostazione predefinita. Se il livello di rumore immagine è alto, la comunicazione potrebbe richiedere un tempo leggermente superiore rispetto a una comunicazione che non utilizza il controllo ECM.

    Se è necessario ridurre il tempo di comunicazione, eliminare il controllo ECM e inviare il fax. A seconda del valore del tempo di comunicazione specificato, potrebbe tuttavia verificarsi un errore nell'immagine o nella comunicazione. Modificare pertanto il valore in maniera idonea a soddisfare i criteri prescelti.

    [Fase Trasmissione Int.]

    Selezionare la casella di controllo [Fase Trasmissione Int.] per inviare un fax verso un paese straniero.

    La funzione Modo TX estero riduce la velocità di trasmissione (la velocità di trasferimento delle informazioni) nell'invio di un fax. È utile per l'invio di fax verso aree in cui le condizioni di comunicazione sono difficili.

    [Fase V.34]

    Cancellare la casella di controllo [Fase V.34] per rilasciare la modalità protocollo V.34.

    V.34 è un modo di comunicazione utilizzato per la comunicazione fax Super G3. Ciò può ridurre il tempo e i costi di comunicazione poiché una singola pagina di documenti di formato A4 può essere inviata entro 3 secondi circa.

    La macchina utilizza la comunicazione con protocollo V.34, come impostazione predefinita. La macchina non può utilizzare la comunicazione fra apparecchiature fax Super G3, qualora la macchina stessa o il fax di destinazione non fossero connessi alla linea PBX oppure la velocità della linea del fax risultasse limitata. In questo caso, annullare la comunicazione in Fase V.34.

    [Seleziona gruppo]

    Quando si aggiunge un destinatario al gruppo, selezionare la casella di controllo del gruppo. È inoltre possibile aggiungere un destinatario in gruppi diversi.

    Una volta aggiunti, è possibile specificare i destinatari selezionando il loro gruppo (per la trasmissione). Se si inviano di frequente dei fax a dei membri specifici, sarà utile aggiungerli a un gruppo.

  4. Fare clic su [OK].

    Le informazioni personali sono registrate e visualizzate nella [\\Rubrica telefonica\Elenco personale]. Se sono stati selezionati dei gruppi per il destinatario, il suddetto sarà visualizzato nell'elenco destinazioni gruppo.

  5. Fare clic su [OK].

    La modifica della Rubrica telefonica è terminata. Quando si crea una rubrica telefonica, procedere al passo 6.

  6. Fare clic su [Sì].

  7. Specificare la posizione per la memorizzazione, inserire il nome del file, quindi fare clic su [Salva].

    • Quando si salva la Rubrica telefonica per la prima volta, si apre la schermata [Salva con nome]. Quando si modifica la Rubrica telefonica per la seconda volta o più, non si apre la schermata [Salva con nome], ma il file della Rubrica telefonica verrà sovrascritto automaticamente con le modifiche effettuate.

    La Rubrica telefonica verrà salvata come file (in formato CSV).

  • Il file salvato viene visualizzato automaticamente la volta successiva in cui si apre la Rubrica telefonica. Per aprire un altro file di Rubrica telefonica, aprire la schermata [Voce rubrica telefonica] e selezionare [Apri...] nel menu [File]. Il salvataggio di diversi file di rubrica consente di cambiare passando da un file all'altro per posizionare quello desiderato.

  • Per creare un file di Rubrica telefonica, aprire la schermata [Voce rubrica telefonica] e selezionare [Nuovo] dal menu [File]. Inoltre è possibile salvare il file per avere un alias, selezionando [Salva con nome...] nel menu [File].

Ricerca destinazione

È possibile cercare un destinatario dall'elenco Destinatario, registrato nella Rubrica telefonica.

Per la ricerca è possibile utilizzare alcune informazioni del destinatario o diversi criteri.

Per cercare un destinatario fare cli su [Trova...] dalla Rubrica telefonica. Le operazioni non cambiano quando si apre la Rubrica telefonica per inviare un fax e per aggiungervi un destinatario.

È possibile utilizzare la ricerca di [Base] o [Avanzate].

La ricerca di [Base] visualizzerà i destinatari che soddisfano alcuni criteri di ricerca. Inserire i caratteri da cercare, quindi fare clic su [Trova ora].

La ricerca [Avanzate] visualizzerà il destinatario che soddisfa tutti i criteri di ricerca. Selezionare [Voce di ricerca] e [Criterio]. Quindi, inserire i caratteri da ricercare e fare clic su [Aggiungi criterio]. Se necessario, specificare i diversi criteri di ricerca, quindi fare clic su [Trova ora].

Modifica delle informazioni del destinatario

È possibile ottenere un uso facilitato della Rubrica telefonica, personalizzandola. È possibile modificare le informazioni del destinatario, nonché modificare e archiviare la Rubrica telefonica. Quando si modifica la Rubrica telefonica, utilizzare quella che si apre quando si aggiunge un destinatario.

  • Per modificare le informazioni del destinatario, selezionare un destinatario dall'[Elenco personale], quindi fare clic su [Modifica...]

  • Per eliminare un destinatario dalla Rubrica telefonica, selezionarlo dall'[Elenco personale], quindi fare clic su [Elimina]. Nel frattempo, il destinatario viene eliminato anche dal gruppo registrato.

  • Inserendo direttamente il nome e il numero di fax di un destinatario, durante l'invio di un fax e registrandoli tramite la funzione [Registra nella Rubrica], il nome e il numero di fax verranno visualizzati nella cartella [Voce semplice].

Modifica del gruppo destinatari

Quando si modifica un gruppo, utilizzare la Rubrica telefonica che si apre quando si aggiunge un destinatario.

Dall'[Elenco personale] selezionare il destinatario che si desidera spostare in un altro gruppo e selezionare la casella di controllo del numero gruppo desiderato, visualizzata sulla destra dello schermo.

  • È inoltre possibile registrare un destinatario trascinando il nome dall'[Elenco personale] in un gruppo. Tuttavia, non sarà possibile eliminare il destinatario dal gruppo, trascinando il nome.

  • Un gruppo può contenere fino a 100 destinatari.

Modifica di un nome gruppo

Selezionare il gruppo che si desidera rinominare dall'elenco [Gruppo] sulla sinistra della Rubrica telefonica, quindi selezionare [Rinomina Gruppo...] dal menu [Modifica]. Rinominare il gruppo visualizzato sulla schermata.

Controllo dei destinatari, utilizzando delle cartelle

È possibile controllare i destinatari in modo composito combinando una cartella e un gruppo.

Selezionare [Elenco personale], quindi fare clic su [Agg. Cartella...] per creare una cartella. È anche possibile selezionare [Agg. Cartella...] nel menu [Modifica] per creare una cartella.

  • È possibile spostare in un'altra cartella il nome di un destinatario dall'[Elenco personale], trascinandolo.

  • Per rinominare una cartella, selezionarla e fare clic su [Modifica...]

  • Per Eliminare un destinatario, selezionarlo e fare clic su [Elimina].

  • È inoltre possibile spostare un destinatario in un'altra cartella, selezionando [Copia] o [Taglia] dal menu di scelta rapida e selezionando [Incolla] nella cartella desiderata.

  • Un nome cartella può contenere fino a 40 caratteri.

  • È possibile creare cartelle fino a tre livelli di gerarchia.